08年1月
Excel数据输入概述
本教程介绍了将数据输入电子表格程序（例如Excel，Google Spreadsheets和Open Office Calc）的一些基本DOs和DON'T。
第一次正确输入数据可以避免以后出现问题，并可以更轻松地使用许多Excel的工具和功能，如公式和图表。
DOs和DON'Ts是：
- 计划您的电子表格
- 输入相关数据时，请勿保留空白行或列
- 经常保存并保存在两个地方
- 不要将数字用作列标题，也不要将单位包含在数据中
- 在公式中使用单元格引用和命名范围
- 不要将包含公式的单元格解锁
- 对数据进行排序
计划您的电子表格
在将数据输入到Excel中时，在开始键入之前进行一些规划是个不错的主意。
知道该工作表将用于什么，它将包含的数据以及该数据的处理方式可能会极大地影响工作表的最终布局。
如果电子表格需要重新组织以使其更加高效和易于使用，那么在键入之前进行规划可以节省时间。
要考虑的事项
- 电子表格的目的是什么？
- 电子表格将保存多少数据？
- 图表是否需要？
- 电子表格是否会打印？
电子表格的目的是什么？
- 电子表格的目的将有助于确定数据的位置，因为最重要的信息需要可见且易于访问。
- 需要什么计算？ 这些计算会影响所需的公式和函数以及它们的位置。
电子表格将保存多少数据？
电子表格最初将保存的数据量以及稍后将添加多少数据将影响所用工作表的数量。
- 不要将数据分散得太多，因为它可能会使特定信息难以找到，跨多张工作表或工作簿的计算会开始影响Excel的性能。
- 对于大型工作表 ，有时在列标题上方显示重要的列总数有用，而不是强迫用户滚动到工作表底部以查看信息。
图表是否需要？
如果全部或部分数据要在图表或图表中显示，可能会影响信息的布局，
- 根据图表类型的不同，可能需要对数据进行不同的分组 - 例如为饼图采用汇总区域。
- 对于大型电子表格，图表可以移动到单独的页面以缓解拥挤
电子表格会被打印吗？
取决于是选择纵向还是横向布局以及所需的纸张数量，如果打印全部或部分数据，数据的排列方式可能会受到影响。
- 如果要使用普通信纸尺寸纸张（8 1/2 X 11）上的纵向视图，请考虑将大部分数据放在几列下的行中，以便所有标题在一张纸上都可见。
- 如果需要多张纸，请考虑在每页顶部打印列标题 ，以便更轻松地读取数据。
- 如果需要打印许多列数据，横向布局可能会将所有标题保留在一页上。 同样，如果需要多张纸，请在每页顶部打印列标题。
- 如果要打印图表，将它们移动到单独的工作表可以简化任务。
08年2月
不要在相关数据中保留空白行或列
在数据表或相关数据范围中留下空行或列可能会使正确使用Excel的许多功能（例如图表，数据透视表和某些功能）变得非常困难。
即使包含数据的行或列中的空白单元格也可能导致问题，如上图所示。
如果使用诸如排序 ，筛选或AutoSum之类的功能，缺少空格还将使Excel更轻松地检测并选择范围内的所有相关数据。
而不是留下空白的行或列，使用边界或使用粗体或下划线格式标题和标签，以分解数据并使其更易于阅读。
在可能的情况下按列输入数据。
- 在布置电子表格时，请在表格第一列的顶部添加一个描述性标题，其中包含以下数据。
- 如果有多个数据系列，请按列（从左到右）依次列出它们，并在顶部为每个数据系列标题。
保持无关的数据分离
虽然将相关数据保存在一起非常重要，但同时，将不相关的数据范围分开可能会很有用。
在工作表上的不同数据范围或其他数据之间留下空白列或行将再次使Excel更容易正确检测并选择相关范围或数据表。
08年3月
经常保存
经常保存你的工作的重要性不能被夸大 - 或者说太频繁。
当然，如果您使用的是基于Web的电子表格（如Google Spreadsheets或Excel Online），那么保存不是问题，因为这两个程序都没有保存选项，而是使用自动保存功能。
但对于基于计算机的程序，经过两次或三次更改 - 无论是添加数据，进行格式更改还是输入公式 - 保存工作表。
如果看起来太多，至少每两三分钟至少保存一次。
尽管过去几年计算机和计算机软件的稳定性有了显着提高，但软件仍然崩溃，电源故障仍然存在，其他人有时会跳过电源线并将其从墙上插座拔出。
而当它发生时，任何数量的数据丢失 - 无论大小，只会增加你的工作量，因为你试图重建你已经完成的工作。
Excel有一个自动保存功能，通常效果很好，但不应该依赖它。 养成经常保存自己数据的习惯。
保存的捷径
将鼠标移动到功能区并单击图标时，保存并不是一项繁重的任务，您可以使用以下键盘快捷键组合保存习惯：
Ctrl + S
保存在两个地方
另一个不能被夸大的方面是将数据保存在两个不同位置的重要性。
第二个地方当然是备份，而且有很多次这样说，“备份就像保险：有一个，你可能不需要它，没有一个，你可能会这样做”。
最好的备份是与原始文件位于不同物理位置的文件。 毕竟，如果他们有两个文件副本，那有什么意义
- 在同一个硬盘上失败？
- 在同一台计算机上，被盗？
- 在同一座建筑物中燃烧到地面？
基于Web的备份
同样，做备份不一定是繁重或费时的任务。
如果安全性不是问题 - 工作表是DVD的列表 - 使用网络邮件向您发送一份副本，以便副本停留在服务器上可能就足够了。
如果安全问题存在，网络存储仍然是一种选择 - 尽管有一家专门从事这类事情的公司，并因此收取费用。
对于在线电子表格，大概是程序的所有者备份他们的服务器 - 这包括所有的用户数据。 但为了安全起见，请将该文件的副本下载到您自己的计算机上。
08年04月04日
不要将数字用作列标题，也不要将单位包含在数据中
在列的顶部和行的开头使用标题来标识数据，因为它们使得排序等操作更加容易，但不要使用诸如 - 2012,2013等数字来执行此操作。
如上图所示，只是数字的列和行标题可能会被无意中包含在计算中。 如果您的公式包含以下功能 ：
自动选择函数参数的数据范围。
通常情况下，这些函数首先查找上面他们所在位置的数字列，然后查找左边的一行数字，任何只有数字的标题都将包含在所选范围内。
用作行标题的数字如果作为图表范围的一部分而不是作为轴标签选择，也可能被误认为另一个数据系列 。
将标题单元格中的数字格式化为文本或通过在每个数字前面加上撇号（'） - 例如“2012和2013”来创建文本标签。 撇号不显示在单元格中，但它将数字更改为文本数据。
保持单位的标题
不要：将货币，温度，距离或其他单位输入到每个具有号码数据的单元格中。
如果这样做，Excel或Google Spreadsheets很有可能会将所有数据视为文本。
相反，将单位放置在列顶部的标题中，碰巧确保这些标题至少是文本，并且不会产生上面讨论的问题。
文字在左边，数字在右边
判断您是否有文本或数字数据的快速方法是检查单元格中数据的对齐方式。 默认情况下，文本数据在Excel和Google Spreadsheets左侧对齐，并且数字数据在单元格右侧对齐。
尽管可以轻松更改此默认对齐方式，但在输入所有数据和公式之前通常不会应用格式设置，因此，默认对齐方式可能会在您初步了解工作表中的某些内容时提供了线索。
百分比和货币符号
将所有数据输入工作表的最佳做法是只输入普通数字，然后格式化单元格以正确显示数字 - 这包括百分比和货币金额。
不过，Excel和Google Spreadsheets接受输入到单元格中的百分比符号以及数字，并且它们还可以识别普通货币符号，例如美元符号（$）或英镑符号（£）（如果它们被键入到细胞以及数字数据，但其他货币符号（如南非兰特（R））可能会被解释为文本。
为避免潜在的问题，请遵循上述最佳做法并输入金额，然后将单元格设置为货币格式，而不是输入货币符号。
08年05月05日
在公式中使用单元格引用和命名范围
单元格引用和命名范围都可以并且应该在公式中使用，以便更快，更容易地保留公式和扩展，整个工作表，没有错误并且是最新的。
在公式中引用数据
公式在Excel中用于执行计算 - 例如加法或减法。
如果实际数字包含在公式中 - 例如：
= 5 + 3
每当数据发生变化时（比如7和6），公式需要被编辑并且数字发生变化，公式就变成：
= 7 + 6
相反，如果将数据输入到工作表中的单元格中，则可以在公式中使用单元格引用或范围名称，而不是数字。
如果数字5输入单元格A 1和单元格3到单元格A2中，则公式将变为：
= A1 + A2
要更新数据，请更改单元格A1和A2的内容，但公式保持不变 - Excel会自动更新公式结果。
如果工作表包含更复杂的公式并且多个公式引用相同的数据，则会节省时间和精力，因为只需在一个位置更改数据，并且所有引用它的公式都将被更新。
使用单元格引用或命名范围还可以使工作表更安全，因为它允许您保护公式免受意外更改，同时保留更改可访问的数据单元格。
指向数据
Excel和Google Spreadsheets的另一个功能是，它们允许您使用指示将单元格引用或范围名称输入到公式中 - 这涉及单击单元格以将公式输入引用。
指向可以减少由于键入错误单元格引用或拼写错误范围名称而导致错误的可能性。
使用命名范围选择数据
在进行排序或筛选操作时，为相关数据提供一个名称区域可以使选择数据变得更容易。
如果数据区域的大小发生变化， 可以使用名称管理器轻松编辑名称的范围。
08年06月
不要让含有配方的细胞不受保护
花了这么多时间让他们的公式更正并使用正确的单元格引用之后，许多人都犯了让这些公式容易遭受意外或有意改变的错误。
通过将数据放入工作表中的单元格中，然后在公式中引用该数据，允许包含公式的单元格被锁定，并在必要时密码保护以保证它们的安全。
同时，包含数据的单元格可以保持解锁状态，以便可以轻松地输入更改以保持电子表格处于最新状态。
保护工作表或工作簿是一个两步过程：
- 确保正确的单元格被锁定
- 应用保护页选项 - 如果需要，请添加密码
08年7月
对数据进行排序
在Excel或Google Spreadsheets中处理少量未排序的数据通常不是问题，但随着大量数据的增加，难以有效处理它。
分类数据更易于理解和分析，一些功能和工具（如VLOOKUP和SUBTOTAL）需要分类数据才能返回正确的结果。
另外， 以不同的方式对数据进行排序可以更容易地发现起初不明显的趋势。
选择要排序的数据
在对数据进行排序之前，Excel需要知道要排序的确切范围，通常，Excel在选择相关数据的区域方面非常出色 - 只要输入时，
- 相关数据区域内不留空白行或列;
- 并在相关数据的区域之间留下空白的行和列。
Excel甚至会相当准确地确定数据区域是否有字段名称，并将这一行从要排序的记录中排除。
但是，允许Excel选择要排序的范围可能是有风险的 - 尤其是对于难以检查的大量数据。
使用名称选择数据
为确保选择正确的数据，请在开始排序之前突出显示范围。
如果要重复排序相同的范围，最好的方法是给它一个名称。
如果为要排序的范围定义名称，请在名称框中键入名称 ，或从关联的下拉列表中选择该名称 ，然后Excel将自动突出显示工作表中正确的数据范围。
隐藏的行和列以及排序
在排序过程中， 隐藏的行和列数据不会移动，因此在排序前需要取消隐藏 。
例如，如果第7行是隐藏的，并且它是排序的数据范围的一部分，它将保留为第7行而不是作为排序的结果移动到其正确的位置。
数据列也是如此。 按行排序涉及对数据列重新排序，但如果列B在排序之前隐藏，则它将保留为列B，而不会与排序范围中的其他列重新排序。
08年08月
所有数字都应该以数字形式存储
问题：检查所有数字是否以数字形式存储。 如果结果不符合您的预期，那么该列可能包含以文本形式存储的数字，而不是数字。 例如，从某些会计系统导入的负数或使用前导'（撇号）输入的数字作为文本存储。
当你用AZ或ZA按钮快速排序数据时，事情可能会出现可怕的错误。 如果数据中有空行或空白列，则可能会对部分数据进行排序，而忽略其他数据。 想象一下你会遇到的混乱，如果名字和电话号码不再匹配，或者订单去错误的客户！
确保在排序之前选择正确范围的数据的最简单方法是给它一个名称。
第二个假设正好影响Excel排序的内容。 如果您选择了一个单元格，则Excel将扩展选区以选择一个范围（很像按Ctrl + Shift + 8），并由一个或多个空白列和行限制。 然后检查所选范围中的第一行以确定它是否包含标题信息。
这是使用工具栏工具进行排序可能会变得棘手的地方 - 您的头文件（假设您有头文件）必须符合一些相当严格的准则，以便Excel将其识别为头文件。 例如，如果标题行中有空白单元格，Excel可能会认为它不是标题。 同样，如果标题行的格式与数据范围中的其他行相同，则可能无法识别它。 同样，如果你的数据表完全由文本组成，而你的标题行只包含文本，Excel几乎会始终不能识别标题行。 （该行看起来就像另一个Excel数据行。）
只有在选择范围并确定是否存在标题行后，Excel才会进行实际的排序。 结果的高度取决于Excel是否同时选择了范围选择和标题行确定权。 例如，如果Excel不认为你有一个标题行，那么你的标题被分类到数据的主体中; 这通常是一件坏事。
为确保您的数据范围得到正确识别，请使用Ctrl + Shift + 8快捷键查看Excel选择的内容; 这是什么将被排序。 如果它与您的期望不符，那么您需要修改表格中数据的字符，或者在使用“排序”对话框之前，您需要选择数据范围。
为确保您的标题能够正确识别，请使用Ctrl + Shift + 8快捷键选择数据范围，然后查看第一行。 如果您的标题在第一行中选择的单元格中有空单元格，或者第一行的格式与第二行格式化一样，或者您选择了多个标题行，那么Excel会假设您根本没有标题行。 要更正此问题，请在标题行中进行更改以确保Excel能够正确识别它。
最后，如果您的数据表使用多行标题，则所有投注均可关闭。 Excel很难识别它们。 如果您希望在该标题中包含空白行，则会导致问题复杂化; 它不能自动完成。 但是，您可以在进行排序之前简单地选择要排序的所有行。 换句话说，要具体说明您想要Excel进行排序的内容; 不要让Excel为你做出假设。
日期和时间存储为文本
如果按日期排序的结果未按预期结果，则包含排序关键字的列中的数据可能包含以文本数据而非数字（日期和时间仅为格式化数字数据）存储的日期或时间。
在上图中，A. Peterson的记录最终列在名单的底部，根据借款日期 - 2014年11月5日 - 记录应该放在A Wilson的记录之上，这也是借款日期为11月5日。
出现意外结果的原因是，A. Peterson的借款日期是以文本形式存储的，而不是以数字形式存储
混合数据和快速排序。
当使用包含文本和数字数据的记录的快速排序方法混合在一起时，Excel会分别对数字和文本数据进行排序 - 将带有文本数据的记录置于排序列表的底部。
Excel也可能在排序结果中包含列标题 - 将它们解释为另一行文本数据而不是数据表的字段名称。
排序警告 - 排序对话框
如上图所示，如果使用排序对话框，即使对一列进行排序，Excel也会显示一条消息，提示您遇到以文本形式存储的数据，并为您提供以下选择：
将任何看起来像数字的东西排序为数字
将数字和数字分开存储为文本
如果您选择第一个选项，Excel将尝试将文本数据放在排序结果的正确位置。
选择第二个选项，Excel会将包含文本数据的记录放置在排序结果的底部 - 就像快速排序一样。