Excel不具有关系数据库程序（如SQL Server和Microsoft Access）的数据管理功能。 但是，它可以做的是作为简单或平面文件数据库，在很多情况下满足数据管理要求。
在Excel中，数据使用工作表的行和列组织到表中。 该程序的更新版本具有表格功能 ，可以轻松输入，编辑和操作数据 。
有关某个主题的每条单独数据或信息（如部件号或人员地址）都存储在单独的工作表单元格中，并称为字段。
数据库术语：Excel中的表格，记录和字段
数据库是以有组织的方式存储在一个或多个计算机文件中的相关信息的集合。
通常情况下，信息或数据被组织成表格。 一个简单或平面文件数据库（如Excel）可在一个表中保存有关一个主题的所有信息。
另一方面，关系数据库由许多表组成，每个表包含关于不同但相关主题的信息。
表格中的信息以这样的方式组织：它可以很容易地：
- 更新
- 排序
- 更正
- 过滤或搜索特定信息
记录
在数据库术语中，记录包含有关已输入数据库的特定对象的所有信息或数据。
在Excel中，记录通常组织在工作表行中，每行中的单元格包含一项信息或值。
字段
数据库记录中的每个单项信息（如电话号码或街道号码）都称为字段 。
在Excel中，工作表的单个单元格用作字段，因为每个单元格可以包含有关对象的单个信息。
字段名称
数据以有组织的方式输入数据库至关重要，以便对数据进行排序或过滤以查找特定信息。
为确保数据按照每条记录的相同顺序输入，标题将添加到表格的每一列。 这些列标题被称为字段名称。
在Excel中，表格的首行包含表格的字段名称。 该行通常被称为标题行 。
例
在上面的图片中，为一名学生收集的所有信息都存储在表中的单个行或记录中。 每个学生，无论收集多少信息或收集多少信息，在表中都有一个单独的行。
一行内的每个单元格都是包含一条信息的字段。 标题行中的字段名称有助于确保数据保持组织状态，方法是将所有学生的特定主题（如姓名或年龄）的所有数据保留在同一列中。
Excel的数据工具
Microsoft已经包含了许多数据工具，以便更轻松地处理存储在Excel表格中的大量数据，并帮助保持良好状态。
使用表单记录
数据表单是能够轻松处理个人记录的工具之一。 可以使用表单在包含最多32个字段或列的表中查找，编辑，输入或删除记录。
默认表格包含一个字段名称列表，按照它们在表格中排列的顺序排列，以确保记录输入正确。 每个字段名称旁边都有一个用于输入或编辑单个数据字段的文本框。
虽然可以创建自定义表单，但创建和使用默认表单要容易得多，而且通常只需要这些。
删除重复的数据记录
所有数据库的常见问题是数据错误。 除了简单的拼写错误或缺少数据字段之外，随着数据表大小的增长，重复数据记录可能成为一个主要问题。
Excel的另一个数据工具可以用来删除这些重复的记录 - 无论是确切的还是部分的重复记录 。
排序数据
排序意味着根据特定属性重新组织数据，例如按姓氏按字母顺序对表格进行排序，或按照时间顺序从最旧到最小排序。
Excel的排序选项包括按一个或多个字段进行排序，按日期或时间进行自定义排序，以及按行进行排序，这使得可以对表中的字段进行重新排序。