Excel数据输入表单

输入数据的分步说明

使用Excel内置的数据输入表单是一种将数据输入到Excel 数据库的快捷方法。

使用表单可以让您：

• 启动一个新的数据库表或向现有的记录添加新的记录
• 一次滚动一个数据记录
• 搜索包含特定信息的记录
• 根据需要编辑或删除单个记录

关于将数据输入表单图标添加到快速访问工具栏

数据输入表格是Excel内置的数据工具之一。 要使用它，您需要做的就是提供要在数据库中使用的列标题，单击表单图标，然后Excel将完成剩下的工作。

然而，为了让事情更具挑战性，自从Excel 2007以来，微软已经选择不在功能区中包含“表单”图标。

使用数据输入表单的第一步是将表单图标添加到快速访问工具栏，以便我们可以使用它。

这是一次性操作。 添加完成后，快速访问工具栏上的表格图标仍然可用。

查找数据输入表单按钮

快速访问工具栏用于存储Excel中常用功能的快捷方式。 这也是您可以将快捷方式添加到功能区上不可用的Excel功能的位置。

这些功能之一是数据输入表单。

数据表格是一种将数据添加到Excel数据库表的快捷方法。

但是，出于某种原因，Microsoft选择不将该表单添加到Excel 2007的功能区的其中一个选项卡中。

以下步骤将向您展示如何将表单图标添加到快速访问工具栏。

将数据表单添加到快速访问工具栏

1. 点击快速访问工具栏末尾的向下箭头以打开下拉菜单。
2. 从列表中选择更多命令以打开“自定义快速访问工具栏” 对话框 。
3. 点击从行中选择命令末尾的向下箭头以打开下拉菜单。
4. 从列表中选择所有命令 ，在左侧窗格中查看Excel 2007中的所有可用命令。
5. 滚动浏览这个按字母排序的列表来查找表格命令。
6. 单击命令窗格之间的添加按钮以将窗体命令添加到快速访问工具栏。
7. 点击确定 。

表单按钮现在应该被添加到快速访问工具栏。

添加数据库字段名称

如前所述，我们需要在Excel中使用数据输入表单来提供要在我们的数据库中使用的列标题或字段名称。

将字段名称添加到表单的最简单方法是将它们键入工作表中的单元格中。 表单中最多可以包含32个字段名称。

在单元格A1到E1中输入以下标题：

学生卡
姓
初始
年龄
程序

打开数据输入表格

打开数据输入表格

1. 点击单元格A2使其成为活动单元格 。
2. 点击第2页添加到快速访问工具栏的表格图标 。
3. 单击表单图标将弹出Excel的消息框，其中包含许多与向表单添加标题有关的选项。
4. 由于我们已经输入了要用作标题的字段名称，所以我们只需在消息框中单击确定即可。
5. 包含所有字段名称的表单应显示在屏幕上。

使用表单添加数据记录

使用表单添加数据记录

将数据标题添加到表单后，将记录添加到数据库中只需按正确的顺序在表单字段中输入数据即可。

示例记录

将数据输入到正确标题旁边的表单字段中，将以下记录添加到数据库中。 输入第一条记录后点击New按钮，清除第二条记录的字段。

1. 学生ID：SA267-567
   姓氏 ：琼斯
   初始 ：B.
   年龄 ：21岁
   程序 ：语言
   
   学生ID：SA267-211
   姓氏 ：威廉姆斯
   初始 ：J.
   年龄 ：19岁
   计划 ：科学

提示：输入非常相似的数据（例如学生ID号码（只有破折号后的数字不同））时，请使用复制和粘贴来加速和简化数据输入。

要将剩余记录添加到教程数据库，请使用表单将上图中找到的其余数据输入到单元格A4到E11中。

使用表格添加数据记录（con't）

要将剩余记录添加到教程数据库中，请使用表单将此图像中找到的其余数据输入到单元格A4到E11中。

使用表单的数据工具

随着文件大小的增加，数据库的一个主要问题是维护数据的完整性。 这需要：

• 修复数据错误或更新个人记录。
• 删除过时或重复的记录。

数据输入表单在右侧包含几个工具，可以很容易地从数据库中找到并更正或删除记录。

这些工具是：

• 查找上一个和查找下一个按钮 - 这些允许您一次向前和向后滚动数据库中的一条记录。
• 删除按钮 - 这用于从数据库中删除记录。
• 恢复按钮 - 此按钮可用于撤消对正在编辑的记录的更改。 偶尔，我们会对记录做出错误的更改，甚至完全编辑错误的记录。 如果是这样，还原按钮可用于撤消这些更改。
• 注意：只有表单中存在记录时，“恢复”按钮才起作用。 只要您访问另一条记录或关闭表单，恢复按钮将变为非活动状态。
• “ 条件”按钮允许您根据特定条件（如姓名，年龄或程序）在数据库中搜索记录。 本教程的下一步中包含使用Criteria按钮的示例。

使用一个字段名称搜索记录

“条件”按钮允许您使用一个或多个字段名称（例如名称，年龄或程序）在数据库中搜索记录。

使用一个字段名称搜索记录

1. 点击表格中的标准按钮。
2. 点击Criteria按钮将清除所有表单字段，但不会从数据库中删除任何数据。
3. 点击Program字段，然后输入Arts，因为我们想要搜索在大学艺术计划中注册的所有学生。
4. 点击查找下一个按钮。 H.汤普森的唱片应该以她参加艺术课程的形式出现。
5. 点击第二次和第三次查找下一个按钮，J. Graham和W. Henderson的记录应该一个接一个出现，因为他们也参加了Arts计划。

本教程的下一个步骤包括搜索符合多个条件的记录的示例。

使用多个字段名称搜索记录

在这个例子中，我们将搜索所有年满18岁的学生并在学院注册艺术课程。 只有那些符合两个标准的记录才能显示在表格中。

1. 单击窗体中的标准按钮。
2. 单击年龄字段并键入18。
3. 点击Program字段并输入Arts。
4. 点击查找下一个按钮。 H.汤普森的记录应该以表格形式出现，因为她年仅18岁，并且参加了艺术课程。
5. 第二次点击查找下一个按钮，J. Graham的记录应该出现，因为他也是18岁，并且参加了艺术计划。
6. 第三次单击“ 查找下一个”按钮，J. Graham的记录应该仍然可见，因为没有其他记录符合这两个条件。

W.亨德森的纪录不应该在这个例子中显示，因为虽然他参加了艺术课程，但他不是18岁，因此他不符合两项搜索标准。