使用Excel并不像看起来那么困难
Excel是用于存储,组织和操作数据的电子电子表格程序(又名软件 )。
数据存储在单个单元格中,这些单元格通常以工作表中的一系列行和列组织。 这些列和行的集合被称为表格。 表使用表格顶部行和下部的标题来标识存储在表中的数据。
Excel还可以使用公式对数据执行计算。 为了便于在工作表中查找和读取信息,Excel具有许多可应用于单个单元格,行和列或整个数据表格的格式化功能。
由于最近版本的Excel中的每个工作表包含每个工作表数十亿个单元格,因此每个单元格都有一个称为单元格引用的地址,以便可以在程序的公式,图表和其他功能中引用它。
本教程介绍了创建和格式化基本电子表格所需的步骤,该电子表格包含上图中的数据表,公式和格式。
本教程中包含的主题是:
- 将数据输入到表格中
- 扩大个别工作表栏
- 将当前日期和命名范围添加到工作表
- 添加推导公式
- 增加净薪水公式
- 用填充手柄复制公式
- 将数字格式添加到数据
- 添加单元格格式
08年1月
启动数据表
这些步骤是:
- 点击你想要数据去的单元格 。
- 将数据输入到单元格中。
- 按下键盘上的Enter键或用鼠标单击另一个单元格。
如前所述,工作表中的每个单元格都由地址或单元格引用标识,该地址或单元格引用包含与单元位置相交的行字母和行号。
在写入单元格引用时,列字母始终先写入行号 - 例如A5,C3或D9。
输入本教程的数据时,将数据输入正确的工作表单元格非常重要。 在后续步骤中输入的公式将使用现在输入的数据的单元格引用。
输入教程数据
- 要学习本教程,请使用上图中所示数据的单元格引用将所有数据输入到空白Excel工作表中。
08年2月
在Excel中拓宽列
默认情况下,单元格的宽度只允许在数据溢出到右侧的下一个单元格之前显示任何数据条目的八个字符。
如果右侧的单元格或单元格为空白,则输入的数据将显示在工作表中,如工作表标题中的员工进入单元格A1的演绎计算所示 。
但是,如果右侧的单元格包含数据,则第一个单元格的内容将被截断为前八个字符。
在前一步输入的数据单元格,如标签扣除率:输入单元格B3和Thompson A.输入到单元格A8中会被截断,因为右侧的单元格包含数据。
为了纠正这个问题,使数据完全可见,包含这些数据的列需要加宽。
与所有Microsoft程序一样,有多种扩展列的方法 。 以下步骤介绍如何使用鼠标扩展列。
拓宽单个工作表列
- 将鼠标指针放在列标题中列A和列B之间的行上。
- 指针将变为双箭头。
- 单击并按住鼠标左键并向右拖动双箭头以展开A列,直到整个条目Thompson A.可见。
- 根据需要扩展其他列以显示数据。
列宽和工作表标题
由于工作表标题与列A中的其他标签相比如此之久,如果该列被加宽以在单元格A1中显示整个标题,工作表不但看起来很奇怪,而且会使工作表变得很难,因为左侧标签与其他数据列之间的间隙。
由于第1行中没有其他条目,因此将标题保留为正确的名称并不正确 - 溢出到单元格右侧。 或者,Excel具有称为合并和中心的功能,该功能将在稍后的步骤中用于快速将标题居中在数据表上。
08年3月
添加日期和命名范围
日期功能概述
将日期添加到电子表格是很正常的 - 通常可以指示工作表最后更新的时间。
Excel有许多日期函数 ,可以很容易地将日期输入到工作表中。
函数只是Excel中的内置公式 ,可以轻松完成常用任务 - 例如将日期添加到工作表中。
TODAY功能很容易使用,因为它没有参数 - 这是需要提供给该功能才能工作的数据。
TODAY函数也是Excel的易失性函数之一 ,这意味着每次重新计算时都会自行更新 - 这通常是工作表打开的时间。
使用TODAY功能添加日期
以下步骤将TODAY函数添加到工作表的单元格C2。
- 点击单元格 C2使其成为活动单元格
- 点击功能区的“ 公式”选项卡
- 点击功能区上的日期和时间选项以打开日期功能列表
- 点击Today函数调出函数的对话框
- 在对话框中单击确定以输入该函数并返回到工作表
- 当前日期应添加到单元格C2
看到######符号而不是日期
如果在单元格C2中出现一行哈希标记符号而不是在将TODAY函数添加到该单元格后的日期,那是因为该单元格不够宽,无法显示格式化的数据。
如前所述,如果单元格太宽,未格式化的数字或文本数据会溢出到空白单元格的右侧。 然而,格式化为特定数字类型(例如货币,日期或时间)的数据如果比它们所在的单元格宽,则不会溢出到下一个单元格。 相反,他们显示######错误。
要解决该问题,请使用本教程前面步骤中介绍的方法扩大C列。
添加一个命名范围
当为一个或多个单元格命名以便更容易识别范围时,会创建一个命名范围 。 在函数,公式和图表中使用命名范围可以用作单元格引用的替代。
创建命名范围的最简单方法是使用行号上方工作表左上角的名称框 。
在本教程中,名称费率将提供给单元格C6以识别应用于员工薪水的扣减率。 指定的范围将用于将被添加到工作表单元格C6到C9的推导公式中。
- 在工作表中选择单元格C6
- 在名称框中输入“rate”(不含引号)并按下键盘上的Enter键
- C6单元现在名称为“rate”
此名称将用于简化本教程下一步中的扣除公式 。
08年04月04日
输入员工扣减公式
Excel公式概述
Excel公式允许您对输入工作表的编号数据执行计算。
Excel 公式可用于基本的数字运算(如加法或减法)以及更复杂的计算,例如查找学生的平均测试结果以及计算抵押支付。
- Excel中的公式始终以等号( = )开头
- 等号总是输入到希望答案出现的单元格中
- 通过按下键盘上的Enter键完成公式
在公式中使用单元格引用
在Excel中创建公式的常用方法包括将公式数据输入到工作表单元格中,然后使用公式中数据的单元格引用代替数据本身。
这种方法的主要优点是,如果稍后有必要更改数据 ,则很容易替换单元格中的数据而不是重写公式。
一旦数据改变,公式的结果将自动更新。
在公式中使用命名范围
单元格引用的替代方法是使用已命名的范围 - 例如上一步中创建的命名范围率 。
在公式中,命名范围函数与单元格引用相同,但通常用于在不同公式中多次使用的值 - 例如养老金或健康福利扣除率,税率或科学常量 - 而单元格引用在仅涉及特定数据一次的公式中更实用。
在下面的步骤中,创建公式时使用单元格引用和命名范围。
输入员工扣减公式
在单元格C6中创建的第一个公式将员工B史密斯的总工资乘以单元格C3中的扣除率。
单元格C6中的完成公式将为:
= B6 *率使用指示输入公式
尽管可以在C6单元格中键入上述公式,并且出现正确的答案,但最好使用指向将公式的单元格引用添加到单元格中,以最大限度地减少键入错误的单元格引用时产生的错误的可能性。
指向包括使用鼠标指针单击包含数据的单元格,以将单元格引用或命名范围添加到公式中。
- 点击单元格 C6使其成为活动单元格
- 在单元格C6中键入等号( = )以开始公式
- 用鼠标指针单击单元格B6,在等号后面添加该单元格对公式的引用
- 在单元格引用后键入单元格C6中的乘号( * )
- 用鼠标指针单击单元格C3以将指定的范围速率添加到公式中
- 按下键盘上的Enter键完成公式
- 单元格C6中应出现答案2747.34
- 即使公式的答案显示在单元格C6中,单击该单元格将在工作表上方的公式栏中显示公式= B6 *率
08年05月05日
输入净工资公式
输入净工资公式
该公式在单元格D6中创建,并通过从总工资中扣除第一个公式中计算的扣除金额来计算员工的净工资。
单元格D6中的完成公式将为:
= B6-C6- 点击单元格D6使其成为活动单元格
- 在单元格D6中输入等号( = )
- 用鼠标指针单击单元格B6,在等号后面添加该单元格对公式的引用
- 在单元格引用之后,在单元格D6中键入减号( - )
- 用鼠标指针单击单元格C6,然后单击该公式的单元格引用
- 按下键盘上的Enter键完成公式
- 单元格D6中应该存在答案4341.66
- 要查看单元格D6中的公式,请单击该单元格以在公式栏中显示公式= B6 - C6
相对单元格引用和复制公式
到目前为止, 扣除额和净工资公式已被分别添加到工作表中的每个单元格中,分别为C6和D6。
因此,该工作表目前仅对一名员工完成 - B. Smith。
对于其他员工来说,重新创建每个公式不需要费时费力,Excel允许在某些情况下将公式复制到其他单元格。
这些情况通常涉及在公式中使用特定类型的单元格引用(称为相对单元格引用) 。
在前面的步骤中输入到公式中的单元格引用是相对单元格引用,它们是Excel中单元格引用的默认类型,目的是使公式尽可能简单。
本教程中的下一步使用填充处理将两个公式复制到下面的行中,以完成所有员工的数据表。
08年06月
用填充手柄复制公式
填充句柄概述
填充手柄有许多用途,包括将单元格的内容复制到相邻的单元格 。 用一系列数字或文本标签填充单元格,然后复制公式。
在本教程的这一步中,将使用填充句柄将单元格C6和D6中的扣减和净工资公式复制到单元格C9和D9。
用填充手柄复制公式
- 在工作表中加亮显示单元格B6和C6
- 将鼠标指针放在单元格D6右下角的黑色方块上 - 指针将变为加号“+”
- 单击并按住鼠标左键并将填充手柄向下拖到单元格C9
- 释放鼠标按钮 - 单元格C7到C9应包含扣除公式的结果,单元格D7到D9是净薪水公式
08年7月
在Excel中应用数字格式
Excel数字格式概述
数字格式化是指添加货币符号,小数标记,百分号和其他符号,这些符号有助于识别单元格中存在的数据类型并使其更易于阅读。
添加百分比符号
- 选择单元格C3以突出显示它
- 单击功能区的“ 主页”选项卡
- 点击常规选项打开数字格式下拉菜单
- 在菜单中,单击“ 百分比”选项可将单元格C3中的值格式从0.06更改为6%
添加货币符号
- 选择单元格D6至D9以突出显示它们
- 在功能区的“ 主页”选项卡上,单击“ 常规”选项以打开“ 数字格式”下拉菜单
- 单击菜单中的货币将单元格D6到D9中值的格式更改为带有两位小数的货币
08年08月
在Excel中应用单元格格式
单元格格式概述
单元格格式化是指格式化选项 - 例如将粗体格式应用于文本或数字,更改数据对齐方式,向单元格添加边框或使用合并和中心功能更改单元格中数据的外观。
在本教程中,上述单元格格式将应用于工作表中的特定单元格,以便它与本教程第1页上提供的完成工作表相匹配。
添加粗体格式
- 选择单元格A1以突出显示它。
- 单击功能区的“ 主页”选项卡。
- 单击上图中标识的粗体格式化选项以粗体显示单元格A1中的数据。
- 重复上面的步骤序列以粗体显示单元格A5到D5中的数据。
更改数据对齐
此步骤会将几个单元的默认左对齐更改为中心对齐
- 选择单元格C3以突出显示它。
- 单击功能区的“ 主页”选项卡。
- 单击上图中标识的中心对齐选项将数据居中在单元格C3中。
- 重复上述步骤的顺序来中心对齐单元格A5到D5中的数据。
合并和中心单元格
“合并和中心”选项将多个选中的数据合并到一个单元格中,并将数据条目居中放置在新合并单元格的最左侧单元格中。 此步骤将合并工作表标题的中心 - 员工的扣减计算 ,
- 选择单元格A1到D1以突出显示它们。
- 单击功能区的“ 主页”选项卡。
- 单击上图中标识的“ 合并与中心”选项,将单元格A1合并到D1,并将标题置于这些单元格中间。
将底部边界添加到单元格
此步骤将在包含行1,5和9中的数据的单元格中添加底部边框
- 选择合并的单元格A1至D1以突出显示它。
- 单击功能区的“ 主页”选项卡。
- 单击上图中标识的边框选项旁边的向下箭头以打开边框下拉菜单。
- 单击菜单中的Bottom Border选项可将边框添加到合并单元格的底部。
- 重复上述步骤的顺序,将底部边框添加到单元格A5到D5以及单元格A9到D9。