Excel的数据验证选项包括创建一个下拉列表，该列表将可以输入特定单元格的数据限制为预先设置的条目列表。
将下拉列表添加到单元格时，其旁边会显示一个箭头。 点击箭头将打开列表并允许您选择一个列表项目以进入单元格。
列表中使用的数据可以位于：
教程：使用存储在其他工作簿中的数据
在本教程中，我们将使用位于不同工作簿中的条目列表创建一个下拉列表。
使用位于不同工作簿中的条目列表的优点包括：如果多个用户使用列表数据并且保护数据免受意外或有意改变，则集中列表数据。
注意：列表数据存储在单独的工作簿中时，必须打开两个工作簿才能使列表工作。
遵循以下教程主题中的步骤，将引导您创建，使用和更改与上图中所示类似的下拉列表。
但是，这些教程说明不包含工作表的格式化步骤。
这不会干扰完成教程。 您的工作表与第1页上的示例看起来不同，但下拉列表会给您相同的结果。
教程主题
- 打开文件并保存教程数据
- 创建两个命名范围
- 打开数据验证对话框
- 输入数据源并完成下拉列表
- 更改列表项目
- 保护下拉列表的选项
01之06
输入教程数据
打开两个Excel工作簿
如上所述，在本教程中，下拉列表的数据将位于与下拉列表不同的工作簿中。
对于本教程请按照下列步骤操作
- 打开两个空白的Excel工作簿
- 用名称data-source.xlsx保存一个工作簿 - 此工作簿将包含下拉列表的数据
- 使用名称drop-down-list.xlsx保存第二个工作簿 - 此工作簿将包含下拉列表
- 保存后保留两个工作簿。
输入教程数据
- 将数据输入到data-source.xlsx工作簿的单元格A1到A4中，如上图所示。
- A1 - 姜饼A2 - 柠檬A3 - 燕麦葡萄干A4 - 巧克力片
- 保存工作簿并将其保持打开状态
- 将下面的数据输入到drop-list.xlsx工作簿的单元格B1中。
- B1 - Cookie类型：
- 保存工作簿并将其保持打开状态
- 下拉列表将被添加到此工作簿的单元格C1中
02 06
创建两个命名范围
创建两个命名范围
命名范围允许您引用Excel工作簿中特定范围的单元格。
命名范围在Excel中有很多用途， 包括在公式中和创建图表时使用它们 。
在所有情况下，使用命名范围代替表示数据在工作表中的位置的单元格引用范围。
在位于不同工作簿的下拉列表中使用时，必须使用两个命名范围。
- 为工作簿中的数据所在的列表项目创建一个
- 第二个是在下拉列表所在的工作簿中创建的。 第二个命名范围链接到第一个工作簿中的命名范围
教程步骤
第一个命名范围
- 选择data-source.xlsx工作簿的单元格A1 - A4以突出显示它们
- 点击位于A列上方的名称框
- 在名称框中输入“Cookies”（不含引号）
- 按下键盘上的ENTER键
- data-source.xlsx工作簿的单元格A1到A4现在具有Cookie的范围名称
- 保存工作簿
第二个命名范围
第二个命名范围不使用drop-down-list.xlsx工作簿中的单元格引用。
相反，如前所述，它将链接到data-source.xlsx工作簿中的Cookie范围名称。
这是必要的，因为Excel不会接受来自不同工作簿的命名范围的单元格引用。 但是，除了另一个范围名称之外。
因此，创建第二个命名范围不是使用名称框，而是使用位于功能区“ 公式”选项卡上的“ 名称管理器”选项完成的。
- 点击下拉列表.xlsx工作簿中的单元格C1
- 单击功能区上的“ 公式”>“名称管理器 ”以打开“ 名称管理器”对话框
- 点击New按钮打开New Name对话框
- 在名称行中输入： Data
- 在引用行类型中： ='data-source.xlsx'！Cookies
- 单击确定以完成命名的范围并返回到名称管理器对话框
- 单击关闭关闭名称管理器对话框
- 保存工作簿
03年06月
打开数据验证对话框
打开数据验证对话框
Excel中的所有数据验证选项（包括下拉列表）均使用数据验证对话框进行设置。
除了将下拉列表添加到工作表之外，还可以使用Excel中的数据验证来控制或限制可以输入到工作表中特定单元格的数据类型。
教程步骤
- 单击drop-down-list.xlsx工作簿的单元格C1，使其成为活动单元格 - 这是下拉列表将位于的位置
- 单击工作表上方功能区菜单的“ 数据”选项卡
- 点击功能区上的数据验证图标打开下拉菜单
- 点击菜单中的数据验证选项打开数据验证对话框
- 使对话框保持打开状态，以进行本教程中的下一步
04年6月
使用列表进行数据验证
为数据验证选择一个列表
如上所述，除了下拉列表之外，还有许多用于Excel中数据验证的选项。
在这一步中，我们将选择List选项作为用于工作表单元格D1的数据验证的类型。
教程步骤
- 点击对话框中的 设置选项卡
- 点击允许行末尾的向下箭头打开下拉菜单
- 单击列表以选择单元格C1中的数据验证下拉列表，并激活对话框中的源代码行
输入数据源并完成下拉列表
由于下拉列表的数据源位于不同的工作簿中，因此之前创建的第二个命名范围将输入到对话框中的Source行中。
教程步骤
- 点击源代码行
- 在源代码行中键入“= Data”（不含引号）
- 单击确定以完成下拉列表并关闭数据验证对话框
- 位于单元格C1右侧的小箭头图标
- 单击向下箭头应打开包含在data-source.xlsx工作簿的单元格A1到A4中输入的四个Cookie名称的下拉列表
- 点击其中一个名称应该将该名称输入到单元格C1中
05年06月
更改下拉列表
更改列表项目
要随时更新下拉列表并更新数据，可能需要定期更改列表中的选项。
由于我们使用命名范围作为列表项的源而不是实际列表名，因此更改data-source.xlsx工作簿的单元格A1到A4中命名范围内的cookie名称会立即更改下拉列表中的名称名单。
如果数据直接输入到对话框中，对列表进行更改包括回到对话框并编辑源代码行。
在这一步中，我们将通过更改data-source.xlsx工作簿中命名范围的单元格A2中的数据，将下拉列表中的Lemon更改为Shortbread 。
教程步骤
- 单击data-source.xlsx工作簿（柠檬）中的单元格A2，使其成为活动单元格
- 在单元格A2中键入脆饼 ，然后按下键盘上的Enter键
- 单击下拉列表.xlsx工作簿的单元格C1中的下拉列表的下拉箭头以打开列表
- 现在，列表中的第2项应该是“ Shortbread”而不是“ Lemon”
06年06月
保护下拉列表的选项
保护下拉列表的选项
由于我们的数据位于下拉列表的不同工作表上，因此可用于保护列表数据的选项包括：
- 保护工作表，其中涉及锁定工作表2上的单元格A1到A4
- 需要密码才能修改工作簿
- 工作簿以只读方式打开