微软的邮件合并功能允许你发送相同的文件，并对大量的收件人进行轻微的修改。 术语“合并”来源于一个文档（例如一封信）与数据源文档（例如电子表格 ）合并。
Word的邮件合并功能可以与Excel中的数据无缝协作。 虽然Word也允许您创建自己的数据源，但使用此数据的选项是有限的。 此外，如果您已经在电子表格中存储了数据，将所有信息重新输入到Word的数据源中都没有多大意义。
准备您的数据进行邮件合并
理论上，您可以在Word 邮件合并功能中使用任何Excel工作表，而无需进行任何特殊准备。 但是，建议您花一些时间来准备工作表以优化邮件合并过程 。
以下是一些可以帮助邮件合并过程更顺利的指导原则。
组织您的电子表格数据
冒着显而易见的风险，你的数据应该整齐排列成行和列。 将每一行看作单个记录，将每一列看作要插入到文档中的字段。 （如果您需要复习，请查看Excel数据输入教程 。）
创建一个标题行
为您打算用于邮件合并的工作表创建一个标题行。 标题行是包含标识下面单元格中的数据的标签的行。 有时候Excel可能会挑剔地区分数据和标签，所以通过使用粗体文本，单元格边框和单元格阴影区域来清除标题行是唯一的。 这将确保Excel区别于其他数据。
之后，当您将数据与主文档合并在一起时，标签将显示为合并字段的名称，因此不会对将要插入文档的数据造成混淆。 此外，标记列是一种很好的做法，因为它有助于防止用户错误。
将所有数据放在一张纸上
您打算用于邮件合并的数据必须在一张纸上。 如果它分布在多张纸上，则需要合并纸张或执行多个邮件合并。 另外，请确保工作表的名称是清晰的 ，因为您需要能够选择您打算使用的工作表而不必查看它。
在邮件合并中关联数据源
邮件合并过程的下一步是将准备好的Excel电子表格与Word文档相关联。
- 在邮件合并工具栏上，单击打开数据源按钮。
- 在“选择数据源”对话框中，浏览文件夹，直至找到Excel工作簿。 如果您无法找到您的Excel文件，请确保在标有“文件类型”的下拉菜单中选择“所有数据源”。
- 双击您的源Excel文件，或选择它并点击打开 。
- 在“选择表格”对话框中，选择包含要与文档合并的数据的Excel工作表。
- 确保选中“第一行数据包含列标题”旁边的复选框。
- 点击确定 。
现在数据源已经与主文档关联，您可以开始输入文本和/或编辑您的Word文档。 但是，您不能在Excel中更改数据源; 如果您需要对数据进行更改，则必须先关闭Word中的主文档，然后才能在Excel中打开数据源。
通过执行以下步骤，可以轻松地将合并域插入到文档中：
- 单击邮件合并工具栏上的插入合并域按钮。 插入合并域对话框将出现。
- 突出显示要从列表中插入的字段的名称，然后单击插入 。
- 该框将保持打开状态，允许您插入更多字段。 如果您连续插入多个字段，Word将不会自动在文档中的字段之间添加空格; 您必须在关闭对话框后自己执行此操作。 在您的文档中，您会看到由双箭头包围的字段名称。
- 完成后，单击关闭 。
插入地址块和问候语 - 小心使用
Microsoft最近添加了邮件合并功能，允许您插入地址块和问候语。 通过单击工具栏上的相应按钮，Word将允许您一次插入多个字段，并按常见变体排列。
插入地址块按钮是左侧的按钮; 插入问候线位于右侧。
此外，当您单击任一按钮时，Word将显示一个对话框，该对话框提供了一些选项，您可以选择要插入哪些字段，如何安排它们，要包含哪些标点符号等。 虽然这听起来很简单 - 而且如果您使用的是Word中创建的数据源 - 如果您使用Excel工作表，它可能会引起混淆。
请记住在本文的第1页上关于在工作表中添加标题行的建议？ 那么，如果您将某个字段命名为除Word使用类似数据的字段名称以外的其他字段，则Word可能会错误地匹配这些字段。
这意味着如果使用插入地址块或插入问候线按钮，数据可能会以与您指定的顺序不同的顺序出现 - 仅仅是因为标签不匹配。 幸运的是，微软预测到了这一点，并建立了匹配字段功能，使您可以将字段名称与Word在块中使用的字段名称进行匹配。
使用匹配字段正确映射字段标签
要匹配字段，请按照下列步骤操作：
- 点击工具栏上的Match Fields按钮。
- 在“匹配字段”对话框中，您将看到左侧的Word字段名称列表。 在框的右侧，您会看到一列下拉框。 每个下拉框中的名称是Word正在使用Address字段或Greeting行块中每个相应字段的字段。 要进行任何更改，只需从下拉框中选择字段名称即可。
- 完成更改后，请单击确定 。
您还可以通过单击插入地址块或问候语线对话框底部的匹配字段按钮来调出匹配字段对话框，这两个对话框都会在您单击相应的工具栏按钮时出现。
查看邮件合并文档
在我们继续预览和打印合并文档之前，有关格式化的注意事项：将合并字段插入文档时，Word不会从数据源中继承数据的格式。
从源电子表格应用特殊格式
如果您想要应用特殊格式，例如斜体，粗体或下划线，则必须在Word中执行此操作。 如果您正在查看包含字段的文档，则必须在要应用格式设置的字段两侧选择双箭头。 如果您正在查看文档中的合并数据，只需突出显示您想要更改的文本。
请记住，所有合并后的文档都会有变化，而不仅仅是单个文档。
预览合并的文档
要预览合并的文档，请单击邮件合并工具栏上的查看合并数据按钮。 此按钮的作用类似于切换开关，因此如果您想要仅查看字段而不查看它们包含的数据，请再次单击它。
您可以通过使用邮件合并工具栏上的导航按钮浏览合并的文档。 它们从左到右依次为： 第一条记录 ， 前一条记录 ， 前往记录 ， 下一条记录 ， 最后一条记录 。
在合并文档之前，您应该预览所有文档或尽可能多的文档，以验证所有内容是否合并正确。 特别注意诸如合并数据周围的标点符号和间距等内容。
完成您的邮件合并文档
准备合并文档时，您有两种选择。
合并到打印机
首先是将它们合并到打印机。 如果您选择此选项，则文档将不经任何修改就发送到打印机。 您只需单击“ 合并到打印机”工具栏按钮即可合并到打印机 。
合并成新文件
如果您需要对部分或全部文档进行个性化设置（尽管在数据源中为个性化笔记添加备注字段是明智的做法），或者在打印之前进行其他更改，您可以将它们合并到一个新文档中; 如果您合并到一个新文档，邮件合并主文档和数据源将保持不变，但您将拥有包含合并文档的第二个文件。
要做到这一点，只需点击合并到新文档工具栏按钮。
无论选择哪种方法，都会显示一个对话框，您可以在其中指示Word合并所有记录，当前记录或一系列记录。
单击所需选项旁边的选项按钮，然后单击确定 。
如果要合并范围，则在单击“ 确定”之前，需要在合并中包含想要包含的记录的起始编号和最终编号。
如果您选择打印文档，则在出现对话框后，您将看到“打印”对话框。 您可以与其他任何文档相同的方式进行交互。