邮件合并是一种工具，它可以简化创建一组类似但包含唯一和可变数据元素的文档。 这是通过将包含这些数据元素的数据库链接到文档来完成的，该文档包含将填充该唯一数据的合并字段。
邮件合并通过自动化将标准化数据（如姓名和地址）输入到文档中的过程来节省时间和精力。 例如，您可以将表单信件链接到Outlook中的一组联系人; 这封信可能会为每个联系人的地址设置一个合并字段，并为该联系人的姓名添加一个，作为该字母的称呼的一部分。
邮件合并的用途
对许多人来说，邮件合并让人想起垃圾邮件。 尽管营销人员不可否认地使用邮件合并来快速方便地生成大量邮件，但许多其他用途可能会让您感到意外，并改变您创建一些文档的方式。
您可以使用邮件合并来创建任何类型的打印文档，以及电子分发的文档和传真。 您可以使用邮件合并创建的文档类型几乎是无限的。 这里有些例子：
- 产品目录
- 存货
- 发票
- 标签
- 信封
- 当然，还有信件
巧妙地使用时，邮件合并可以极大地提高您的工作效率。 它还可以提高您创建的文档的有效性。 例如，通过使用收件人姓名或其他特定于每个收件人的元素自定义字母，您可以呈现一个抛光的个人图像，为您想要的结果设定舞台。
邮件合并解析
邮件合并包含两个主要部分：文档和数据源 ，也称为数据库。Microsoft Word通过让您使用其他Office应用程序（如Excel和Outlook）作为数据源来简化您的工作。 如果您拥有完整的Office套件，则将其应用程序之一用作数据源很简单，方便且强烈推荐。 例如，使用已经输入到Outlook联系人中的联系人，将使您无法将该信息重新输入到另一个数据源中。 使用现有的Excel电子表格为您提供的数据的灵活性比Word将创建的数据源更大。
但是，如果只有Word程序，则仍然可以使用邮件合并功能。 Word能够创建一个完全可定制的数据源供您在邮件合并中使用。
设置邮件合并
邮件合并可能看起来很复杂，而且依赖大型数据库的复杂且数据量大的文档当然可以。 但是，Word通过提供向导来引导您完成将文档链接到数据库的过程 ，从而简化了常见用途的邮件合并设置。 一般来说，您可以用不到10个相当简单的步骤完成该过程，包括查找和更正错误。 这比手动准备文档所需的时间更少，而且花费更少的时间和麻烦。