如何安全地与人分享文件
由Microsoft托管的基于云的服务SharePoint Online是Office 365计划的一部分，也可以作为SharePoint Server的附件获得。 新增和升级的SharePoint Online服务的主要兴趣在于改进在线交互式对话，并使其在旅途中共享文档变得更加轻松和安全。
如果您已经是SharePoint Online用户，则可以预测升级的服务。 SharePoint Online现在包括手机和平板电脑的使用情况以及无缝的社交体验。 Office 365中还包括OneDrive for Business，OneDrive专业版OneDrive用于云中的文档存储，使您能够与计算机或公司服务器上存储的文件同步。
在组中组织权限和用户
在SharePoint Online中共享文档的权限最好根据所需的用户访问权限完成。 SharePoint Online的权限级别包括：
- 访客 - 在浏览器中查看文档
- 成员 - 编辑或贡献文档
- 所有者 - 拥有SharePoint Online网站的完全控制权限
对于访问者下载文档，权限必须包含“读取”权限。
可以创建新的组名称来建立特定的用户组或团队协作 。 “网站设计师”，“作者”和“客户”就是例子。
在组织外共享文档
外部用户通常是您想要随时分享文档的供应商，顾问和客户。
拥有完全控制权限的SharePoint Online所有者可以与外部用户共享文档。 可以将外部用户添加到访问者或成员用户组，以更好地管理共享文档的权限。
- 分享访客链接。 访客链接可以通过电子邮件共享以查看SharePoint Online文档库中的文档。 为了最大限度地减少与其他人共享文档的风险，您可以要求外部用户登录。此步骤要求您在访问者（或具有读访问权限的未授权用户）权限组中设置人员，以确保访客链接不能成为由匿名用户打开。
- 与会员分享。 如果您的外部用户订阅了Office 365或是您网站的成员，则可以要求他们在访问共享文档之前登录。 此步骤假定您将它们添加到成员权限组。 没有Microsoft Office的外部用户可以下载该文件，只要他们具有读取权限即可。
- 从OneDrive for Business分享公共链接。 如果您的服务已升级，OneDrive是安装在Office 365中的文档存储区域。 OneDrive最适用于与外部公用用户共享SharePoint Online文档库以外的文件。 例如，OneDrive可以被认为是供公众查看的文档的最终版本 - 可以从网站或博客链接发布。 您的SharePoint Online文档库可能是源代码，因此如果选择以这种方式使用OneDrive，请为OneDrive制作副本以帮助区分这两个区域。
- 在组织内共享文档。 内部用户是您组织或其他部门的人员。 通常情况下，您共享文档的方式不同，具体取决于您是在团队中工作还是协作，还是在Intranet上发布文档以供其他人查看知识或文档版本的当前状态。
- 与会员分享。 将Office 365与SharePoint Online结合使用可以访问Office Web Apps，这是基于浏览器的轻量级服务，可用于在线创建，编辑和共享文档。 使用Microsoft Office的用户可以将计算机中的文件与存储在SharePoint Online中的文件同步，以便与成员共享。 此外，使用Microsoft Office的用户可以将SharePoint Online中的文件和文件夹同步到计算机或移动设备以脱机工作。
- 与非会员分享。 假设并非组织中的每个人都订阅了Office 365，则可以根据权限组来共享文档。 例如，贵组织等非会员可能需要评估市场情报或客户体验在市场上被捕获的营销文档库。
- 从OneDrive分享。 您可以与OneDrive的内部用户共享文件。 在将文档移入SharePoint Online文档库之前，可以将OneDrive用作临时区域。