在Outlook中存档旧邮件并保持PST文件较小

by Heinz Tschabitscher

随着您在Outlook中保存的一堆邮件不断增长，通常情况下，Outlook会按照您希望的方式执行操作。 PST文件大小限制成为现实。（ PST或“个人文件夹”文件当然是Outlook保存所有数据的地方，包括日历，联系人和电子邮件。）

一个小的PST文件是一个快速的PST文件

无论哪种方式，它支付保持您的主要PST文件的大小小和易于管理。您可以让Outlook 使用自动存档执行一些操作。或者你可以在更多的PST文件之间分割你的消息，这可以无痛快捷。

在Outlook中存档旧邮件并保持PST文件较小

要在每天使用的PST文件中创建Outlook中的旧邮件存档：

- 在Outlook 2007中：
  1. 选择文件| 数据文件管理从Outlook中的菜单。
- 在Outlook 2016中：
  1. 点击文件。
  2. 转到信息类别。
  3. 点击帐户设置 。
  4. 从显示的菜单中选择帐户设置...。
  5. 转到数据文件选项卡。
点击添加：
- 在Outlook 2016中：
  1. 在文件名称下输入存档的名称： 。
  2. 在另存为类型中选择所需的格式： ; 通常，选择Outlook数据文件 。
- 在Outlook 2007中：
  1. 选择所需的格式。除非您可能需要直接使用Outlook 2002或更早版本访问数据，否则突出显示Office Outlook个人文件夹文件（.pst）是安全的。
  2. 点击确定。
  3. 输入所需的文件名。
    - 年度档案工作得很好，在一年之后命名PST文件是有道理的。当然，如果你有很多大邮件或其他方案，你可以选择每月档案。只需确保生成的PST文件的大小在1-2 GB左右。较大的文件往往效率较低。
  4. 点击确定。
  5. 在名称下输入存档PST文件的所需名称。
    - 再一次，它的内容（在我的情况下，一年的价值邮件）后命名您的档案是有意义的。

或者，使用密码保护访问。
点击确定。
现在点击关闭。

将邮件移动到存档

要填充新创建的存档PST：

将整个文件夹拖放到邮件文件夹下新出现的根文件夹中。
- 如果您已经有一个包含去年所有邮件的“存档”文件夹，这很方便。只需将其放入存档PST即可。
或者，要归档单个项目：
1. 用鼠标右键单击邮件文件夹下的归档PST命名的根文件夹。
2. 从菜单中选择新建文件夹....
3. 输入所需的文件夹名称。
4. 如果您想存档电子邮件，请确保在包含文件夹下选择邮件和邮寄项目 。要归档其他项目，请选择适当的类别。
5. 点击确定。
6. 将单个或一组电子邮件拖放到新创建的文件夹中。
要移动文件夹（或嵌套文件夹）中特定日期前的所有邮件，请执行以下操作：
1. - 在Outlook 2016中：
    1. 点击文件。
    2. 转到信息类别。
    3. 点击清理工具 。
    4. 从出现的菜单中选择存档...。
  - 在Outlook 2007中：
    1. 选择文件| 存档...从Outlook中的菜单。
2. 确保存档此文件夹和所有子文件夹：已选中。
3. 突出显示所需文件夹。
4. 指定您希望移动到存档项目之前的日期电子邮件（比如今年1月1日） ：__ 。
5. 使用浏览...按钮选择上面创建的存档PST文件。
6. 点击确定。

可选地，压缩您的PST文件以立即声明新释放的空间。

关闭存档PST文件

将所有项目归档后，可以关闭Outlook中的PST文件：

用鼠标右键单击邮件文件夹下的存档PST的根文件夹。
从菜单中选择关闭“___” 。

从已关闭的存档PST文件访问邮件

从已关闭的存档PST文件中检索邮件：

- 在Outlook 2016中：
  1. 点击文件。
  2. 选择打开和导出 。
  3. 点击打开Outlook数据文件 。
- 在Outlook 2007中：
  1. 选择文件| 打开| Outlook数据文件...从Outlook中的菜单。
突出显示所需的存档PST文件。
点击打开。

PST文件及其文件夹将显示在邮件文件夹下 ，可供采取行动。