如何在Outlook中将联系人分类用作分发列表

组和分发列表的替代方案

Outlook分发列表对于快速发送给一组人员非常方便。他们也不可能搜索，很难管理和有点挑剔的启动。分类联系人使用Outlook邮件合并可以实现灵活的电子邮件分发列表。

Outlook允许您为联系人分配任意数量的类别。然后，您可以按类别对通讯录进行排序，而且，这里是您的新优雅，多功能和稳定的通讯组列表。

您可以使用以下步骤在Outlook中创建包含类别的分发或邮寄列表。

在Outlook中打开联系人 。
- 例如，按Ctrl-3 。
确保您要添加到新的通讯组列表中的所有联系人都高亮显示。
- 要添加尚未加入Outlook联系人的人，请首先创建他们，当然还要使用Ctrl-N 。
- 您可以通过按住Shift-Ctrl键的同时使用鼠标选择多个条目，并通过单独按住Shift键来选择一个范围。
确保选择并扩展主页功能区。
点击标签部分中的分类。
从下拉菜单中选择所有类别...。
在颜色类别窗口中单击新建...。
在名称下输入分配列表的所需名称（例如“朋友和家人（列表）”）。
在“ 颜色 ”下选择“ 无 ”，当然也可以选择所需的颜色。
点击确定。
现在，在验证在颜色类别窗口中选中了新类别后，再次单击确定。

要随时将新成员添加到分发列表：

转到Outlook中的联系人 。
突出显示要添加到列表中的所有联系人。
确保主页功能区已展开。
点击功能区标签部分中的分类。
确保选择列表的类别。
- 如果该类别没有出现在菜单中：
  1. 从菜单中选择所有类别...。
  2. 确保列表的类别在名称列中被选中。
  3. 点击确定。

要为分类列表中的所有成员编写新消息或会议请求：

转到Outlook中的联系人 。
点击搜索联系人 。
- 您也可以按Ctrl-E 。
确保搜索功能区已展开。
点击搜索功能区的“ 优化”部分中的分类。
从出现的菜单中选择所需的类别。
打开主页功能区。
单击操作部分中的邮件合并 。
确保在联系人下选择当前视图中的所有 联系人 。
通常，确保
- 表单字母在文档类型下选择：和
- 电子邮件在合并到：在合并选项部分。
在邮件主题行下输入电子邮件的主题：。
点击确定。
在Word中撰写电子邮件的文本。
- 例如，您可以使用邮件功能区的“ 写入和插入字段”部分中的工具来适应每个收件人的问候，并插入或使用其他地址簿字段。
- 通过预览结果 ，您可以测试每个收件人的电子邮件文本中的字段和规则。
在邮件功能区的完成部分单击完成并合并 。
从出现的菜单中选择发送电子邮件信息...。
确保在收件人： 邮件选项下选择适当的电子邮件地址簿字段（通常为电子邮件 ）。

在邮件格式下选择纯文本或HTML （包括格式）：。
- 对于这个选择避免附件通常会更好; 它会将邮件的文本作为Word附件发送，收件人通常无法直接阅读，但必须单独打开。
确保在发送记录下选择了全部。
点击确定。
如果提示：
1. 单击允许下一个程序正试图访问存储在Outlook中的电子邮件地址信息。

您可以随意关闭并放弃或保存Word中的文档。

在Outlook 2007中创建包含类别的分发或邮寄列表：

稍后要添加新成员，请分别为其分配适当的类别。

要为分类列表中的所有成员编写新消息或会议请求：

转到Outlook中的联系人 。
从菜单中选择视图>当前视图>按类别 。
点击所需的列表类别的标题。
从菜单中选择操作>创建>新消息到联系人或操作>创建>新建会议请求联系人 。
如果Outlook通知您，您的操作将应用于组中的所有项目，请单击确定。
点击To ...字段。
- Outlook已将所有地址放在收件人：字段中。对于列表消息，通常最好在Bcc ：字段中包含所有地址以避免泄露地址。如果合适，您可以将地址保留在收件人：字段中，或将其移至抄送：字段。
- 对于具有多个电子邮件地址的联系人，Outlook已插入每个邮件最好删除不需要的地址。
按下Ctrl-A 。
按下Ctrl-X 。
确保Bcc ...字段可见。
点击密件抄送字段。
按下Ctrl-V 。
在To ...字段中输入您的电子邮件地址。
继续编写消息或会议请求。

（使用Outlook 2007和Outlook 2016测试）

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