当你在寻找文件时，一个小组织会走很长的路
如果您花更多时间寻找您的Microsoft Word文件，而不是处理它们，那么现在是时候利用Word和您计算机提供的一些组织功能。
用缩略图保存所有Word文件
使用预览图像或缩略图保存每个Word文件，使其更容易识别，而无需打开它们。 您可以通过以下几个步骤将所有Word文档保存为预览或缩略图：
- 打开Microsoft Word。
- 点击菜单栏中的文件 。
- 在下拉菜单的底部选择属性 。
- 单击摘要选项卡。
- 将保存预览图片与此文档旁边的复选标记或保存所有Word文档的缩略图 （取决于您的Word的版本）旁边。
- 点击确定 。
更新Word文档属性
如果您使用大量具有相似名称和位置的Word文档，则一定要利用Word的文档属性功能 。 返回文件 > 属性 > 摘要，并包含评论，关键字，类别，标题或主题信息 - 任何有助于区分文件的内容。 当需要进行搜索时，Word可以准确找到您需要的内容。
在您的计算机上制作文件夹并使用它们
为所有的Word文档设置一个文件夹，将其命名为“MyWordDocs”。 用名称对您有意义的文件夹填充并使用它们。 例如，如果您负责制作每周会议记录，请为这些记录制作一个文件夹，并在其中包含其他文件夹数月或数年。
如果您的计算机上散布了多年的Word文档，并且没有时间打开它们并决定它们是否为保持者，则只需为每个年份的这些旧文档创建一个文件夹，然后将所有2010年文档放入一个文件夹，2011年在另一个文件夹等等，直到你有时间重新访问它们。
使用一致的文件命名系统
建立一个命名系统可能是您在找到所需文件时可以做的最重要的事情。 没有一种方法可以为您的文件命名，但选择一个命名系统并始终如一地使用它是值得的。 建议是：
- 包括文档的类型，因此您可以一目了然地查看包含“合同”，“租赁”或“简报”的任何文件名称不是您要查找的信件。
- 用客户名称开始名称（如果文档是字母，则使用收件人的姓氏）。
- 在文件名中包含日期。
慢慢来
如果您的计算机已经充满文件，请不要试图一次解决您的组织问题。 把工作分解成可管理的部分，每天花15分钟处理它。 当您在计算机上收集流浪的Word文件时，请将它们放在您制作的文件夹之一中，制作一个新文件夹，或者如果您不再需要它们，请将其删除。 如果您无法下定决心，请将它们放在名为HoldUntilDate的文件夹中，并在将来选择一个足够远的日期，以便如果您之前尚未打开文件夹，则可以轻松删除它。 无论你制作什么类型的文件夹，都将它们放在一个大的Word文件夹中，这样你就能知道去哪里看。