如果你像大多数用户一样，你可能不会花太多时间考虑在保存文件时命名文件的内容。 不幸的是，这可能会让你很难找到你想要的文件而无需搜索 - 你甚至可能需要打开几个不同的文件才能找到你想要的文件。
为您的文档开发一个命名系统并养成使用它的习惯，当您需要找到所需的文档时，您将节省时间和挫败感。 命名系统可以帮助您加快搜索速度，而不是搜索文件名不精确的无数文档。
正确的命名系统
命名文件没有单一的正确方法，命名系统因用户而异。 重要的是找到对你有意义的方法，然后一致地应用它。 这里有一些提示让你开始：
- 在您的文件名中包含文档的创建日期：这可能是包含在文件名中的最有帮助的元素之一，特别是当您处理通信时。 即使您不确切记得您撰写文档的时间，您也可能会将搜索范围缩小到特定时间段。
- 在您的文件名中包含收件人的姓名：在使用字母时，这是一个特别有价值的做法，但对于其他类型的文档（如合同，备忘录和笔记）来说，这可能是一个方便的元素。
- 指出文件是什么类型的文件：同样，这对于某些用户来说似乎是给定的，这是因为它是文件名的一个重要部分。 如果您正在查找您所写的信件，则可以删除名称中包含“合同”或“注释”的文件。
- 请注意您如何订购文件名的元素：虽然这可能无助于区分文件，但它可以帮助您在搜索时对其进行排序。 使用Word中打开对话框或Windows资源管理器中的排序控件，可以按字母顺序（或数字）对文件进行排序，以便按文件名中的第一个字符排序。
这并不是关于命名文件的详尽列表，但它是一个很好的开始。 一旦你开始以一致的方式命名你的文件，你将开发一个最适合你的系统，并且可能会想出一些你自己的技巧。