你应该知道的礼节
尽管每个人每个月都至少使用电子邮件进行一些业务沟通，但我们中的一些人将使用电子邮件作为日常工具来完成我们的专业工作。 我们将使用电子邮件与客户，队友，上级以及可能的新员工或可能的新雇主进行沟通。 是的，这些人将通过我们制作清晰专业的书面信息的能力来评判我们。
电子邮件礼节或'网络礼节'已经存在了27年的万维网。 网络礼节是一套广泛接受的指导方针，可以让你在电子邮件中表现出尊重和能力。 可悲的是，有些人从来没有花时间学习电子邮件网络礼仪的业务设置。 更糟糕的是，有些人将电子邮件网络礼仪与松散且非正式的短信风格混淆在一起。
不要让精心制作的电子邮件与客户或上级或潜在的雇主一起扼杀您的信誉。 以下是电子邮件网络礼节规则，可以为您提供良好的服务，并为您节省工作场所的尴尬。
01 10
在发送之前插入电子邮件地址作为您做的最后一件事。
这似乎与直觉相反，但这是非常好的形式。 在将电子邮件地址添加到电子邮件标题之前，您一直等到写作和校对的最后阶段。 这项技术将在您完成内容和校对之前尽快意外发送信息，从而为您节省尴尬。
这对于具有敏感内容的较长电子邮件尤为重要，例如提交工作申请，回复客户问题或向团队传达坏消息。 在这些情况下，推迟电子邮件地址会增加安全性，因为您需要暂时离开电子邮件一段时间才能收集您的想法并在头脑中排练您的字词。
如果您要回复电子邮件，并且您认为内容具有敏感性，那么只需暂时删除收件人的电子邮件地址，直到您准备好发送，然后再添加该地址即可。 您也可以将收件人的电子邮件地址剪切并粘贴到记事本文件或OneNote页面中，编写电子邮件，然后剪切并粘贴电子邮件地址。
相信我们：一个空白的电子邮件地址行，而创作将有一天为你节省大量的悲痛！
02之10
再次检查您是否正在向正确的人发送电子邮件。
如果您在大公司或政府部门工作，这一点尤其重要。 当您发送敏感电子邮件到'迈克'或'希瑟'或'穆罕默德'时，您的电子邮件软件将希望为您输入完整的地址。 这些流行的名字在你的公司地址簿中会有很多结果，并且你可能会在后来偶然地发送一封垃圾给你的副总裁，或者在会计中给人们一个机密的回复。
感谢上面的＃1网络礼节规则，您已经完成了寻址工作，因此在发送前最后一步，检查收件人的电子邮件地址应该顺利进行！
03之10
避免“全部回复”，特别是在大公司。
当您收到发送给数十人的广播时，最好回复发件人。 如果这是一家拥有大量分发列表的公司，这尤其如此。
例如：总经理向整个公司发送关于南部停车场的电子邮件，并要求人们尊重员工支付的编号和分配的摊位。 如果您点击“全部回复”并开始抱怨其他员工侵犯您的私人车辆并刮伤您的油漆，您可能会因为成为公司shmuck而损害您的职业发展。
没有人希望收到不适用于他们的消息 。 更何况，没有人会赞赏向该团体抱怨，或听到您以广播形式播出的个人抱怨。
避免这种失礼，并将个人答复作为默认行为。 当然也可以看下面的规则＃9。
04年10月
用专业问候语代替口语表达。
启动专业电子邮件的最佳方式是以下某种版本：
下午好，钱德拉女士。
你好，项目组和志愿者。
嗨，詹妮弗。
早上好，帕特里克。
在任何情况下，请勿使用以下内容启动专业电子邮件：
嘿，
2. Sup，团队！
嗨，仁。
4. Mornin，Pat。
像'hey'，'yo'，'sup'这样的口语表达式对你来说可能看起来很友善和温暖，但它们实际上侵蚀了你在商业环境中的可信度。 虽然一旦你与对方建立了可信赖的关系，你当然可以在谈话中使用这些口语化，但在业务电子邮件中使用这些单词是一个好主意。
此外，采用拼写快捷方式（如'mornin'）的做法很糟糕。 缩短某人的姓名（詹妮弗 - >仁）是非常糟糕的形式，除非该人明确要求你这样做。
与任何智能商业通信一样，在过于正式的方面犯错并证明你相信礼仪和尊重是明智的。
10的10
校对每条消息，就好像你的专业声誉取决于它。
事实上，你的名誉很容易被糟糕的语法，糟糕的拼写和不正确的单词所破坏。
想象一下，如果你真的打算说' 你需要检查你的数学，阿尔玛'，你不小心发出' 你需要检查你的方法 ，阿拉 '，你的专业精神会受到怎样的打击。 或者如果你说' 我可以 在明天 做一个采访 '，那么你的意思是' 我明天可以采访 '。
校对您发送的每封电子邮件; 如果你的专业声誉取决于它，那就做吧。
06年10月
一个简洁而明确的主题行将实现奇迹（并帮助您阅读）。
主题行既是交流的标题，也是一种总结和标记电子邮件的方式，因此可以在以后轻松找到。 它应该清楚地总结内容和任何期望的行动。
例如，一个主题：'咖啡'不是很清楚。
相反，请尝试“员工咖啡偏好：您的回复是必需的”
作为第二个例子，主题行' 您的请求 '太含糊。
相反，请尝试更清晰的主题行，例如：“ 您的停车请求：需要更多详细信息” 。
07的10
只使用两种经典字体：Arial和Times Roman变体，使用黑色墨水。
在电子邮件中添加时尚字体的面孔和颜色使其变得华丽，但您最好使用黑色12磅或10磅Arial或Times New Roman。 像Tahoma或Calibri类似的变种也很好。 如果您正在关注特定的短语或项目符号，那么红色墨水或粗体字体会适度适中。
问题在于你的电子邮件开始变得语无伦次， 无法 集中注意力， 或者开始表现出特立独行或破坏性的态度。 在商业世界中，人们希望沟通可信赖，清晰简明，而不是装饰和分散注意力。
08年10月
不惜一切代价避免讽刺和负面/ sn tones的声调。
电子邮件总是无法传达声音变形和肢体语言。 你认为直接和直接的内容可能实际上会在你的电子邮件中被认为是苛刻的并且意味着它的意思。 不使用'请'和'谢谢'这两个字会导致负面暗流。 而你认为幽默和轻松可能实际上传达为居高临下，粗鲁无礼。
在电子邮件中传递尊重的语调和风度翩翩的行为需要练习和丰富的经验。 当你在发送邮件之前大声读出电子邮件给你自己，甚至是其他人时，它会有所帮助。 如果有关电子邮件的任何内容似乎意味深刻或严厉，那么重写它。
如果您仍然坚持如何在电子邮件中传达某种东西的语气，那么请认真考虑拿起电话并将该消息作为对话发送。
请记住：电子邮件是永远的，一旦你发送了这条消息，你永远不能将它拉回来。
09年10月
假设全世界都会阅读你的电子邮件，那么就相应地进行计划。
事实上，电子邮件是永远的。 它可以在几秒钟内转发给数百人。 它可以由执法机构和税务审计员调查。 它甚至可以成为新闻或社交媒体。
这是一个广泛而可怕的责任，但我们都承担责任：您在电子邮件中写的内容很容易成为公共知识。 仔细选择你的话，如果你认为有可能会把你咬回去，那么认真考虑不发送信息。
10 10
总是以一个简短的优雅'谢谢'和签名块结束。
像'谢谢'和'请'这样的细节的力量是不可估量的。 此外，包括专业签名块在内的额外几秒钟可以说明您对细节的注意力，并通过盖印您的姓名和联系信息来掌控您的通信。
你好，Shailesh。
感谢您对TGI Sportswear的刺绣服务的查询。 我很乐意在电话中与您通话，告诉您更多关于我们为您的团队提供的运动夹克选择。 我们也可以让您在本周晚些时候访问我们的陈列室，我可以亲自向您展示我们的样品。
我可以给你打什么号码？ 我可以在今天下午1点之后再谈。
谢谢，保罗·吉尔斯
客户服务总监
TGI，Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
“您的品牌是我们的焦点”