特征和基本原理介绍
您是否被组织中需要追踪的大量数据所困扰？ 也许您正在使用纸质文件归档系统，文本文档或电子表格来跟踪您的重要信息。 如果您正在寻找更灵活的数据管理系统，那么数据库可能就是您正在寻找的解决方案，而Microsoft Access 2013提供了一个很好的选择。
什么是数据库？
在最基本的层面上，数据库只是一个有组织的数据集合。 数据库管理系统 （DBMS）如Microsoft Access，Oracle或SQL Server为您提供了以灵活方式组织数据所需的软件工具。 它包括从数据库添加，修改或删除数据的设施，询问关于存储在数据库中的数据的问题（或查询）并产生汇总所选内容的报告。
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013为用户提供了当今市场上最简单和最灵活的DBMS解决方案之一。 微软产品的普通用户将享受熟悉的Windows外观和感觉以及与其他Microsoft Office家族产品的紧密集成。 有关Access 2010界面的更多信息，请阅读我们的Access 2013用户界面游览 。
我们先来看看大多数数据库用户会遇到的Access的三个主要组件 - 表，查询和表单。 如果您还没有Access数据库，则可能需要阅读从头开始创建Access 2013数据库或从模板创建Access 2013数据库。
Microsoft Access表
表格包含任何数据库的基本构建块。 如果您熟悉电子表格，您会发现数据库表格非常相似。
公用数据库表可能包含员工信息，包括姓名，出生日期和职位等特征。 它可能具有以下结构：
- 员工ID
- 姓
- 名字
- 标题
- 招呼
- 生日
检查表格的结构，你会发现表格的每一列对应于一个特定的雇员特征（或数据库术语中的属性）。 每行对应于一个特定的员工并包含他或她的信息。 这里的所有都是它的！ 如果有帮助，可以将这些表格中的每一个视为电子表格样式的信息列表。 有关更多信息，请阅读将表添加到Access 2013数据库
从Access数据库中检索信息
显然，只存储信息的数据库将毫无用处 - 我们还需要获取信息的方法。 如果您只是想要调用存储在表中的信息，Microsoft Access允许您打开该表并滚动其中包含的记录。 但是，数据库的真正威力在于其能够回答更复杂的请求或查询。 访问查询提供了组合来自多个表的数据并将特定条件放置在检索到的数据上的功能。
想象一下，您的组织需要一种简单的方法来创建当前销售价格高于平均价格的产品清单。 如果您只是简单检索产品信息表，则完成此任务将需要大量数据分类和手工计算。 但是，查询的强大功能使您可以简单地请求Access仅返回符合上述平均定价条件的记录。 此外，您可以指示数据库仅列出项目的名称和单价。
有关Access中数据库查询功能的更多信息，请参阅在Microsoft Access 2013中创建简单查询。
将信息插入Access数据库
到目前为止，您已经学习了在数据库中组织信息并从数据库检索信息的概念。 我们仍然需要首先将信息放入表格的机制！ Microsoft Access提供了两个主要机制来实现此目标。 第一种方法是通过双击表格并在其底部添加信息来简单地调出表格，就像在电子表格中添加信息一样。
Access还提供了一个用户友好的表单界面，允许用户以图形形式输入信息，并将该信息透明地传递到数据库。 这种方法对于数据输入操作员来说不那么令人生畏，但需要数据库管理员的更多工作。 有关更多信息，请阅读在Access 2013中创建表单
Microsoft Access报告
报告提供了快速生成一个或多个表格和/或查询中包含的数据的有吸引力格式的摘要的能力。 通过使用快捷方式技巧和模板，数据库用户可以在数分钟内创建报告。
假设你想制作一个目录来与当前和潜在客户分享产品信息。 在之前的章节中，我们了解到，通过审慎地使用查询，可以从我们的数据库中检索这类信息。 但是请记住，这些信息是以表格的形式呈现的 - 并不完全是最具吸引力的营销材料！ 报告允许包含图形，有吸引力的格式和分页。 有关更多信息，请参阅在Access 2013中创建报告。