Microsoft Access有三个主要组件：表，查询和表单
任何公司如果需要跟踪大量数据，或者使用纸质文档，文本文档或电子表格来跟踪关键信息，那么可以从切换到数据管理系统中受益。 像Microsoft Access 2010这样的数据库系统可能正是公司所需要的。
什么是数据库？
在最基本的层面上，数据库是有组织的数据集合。 数据库管理系统 （DBMS）（如Microsoft Access）为您提供了以灵活方式组织数据所需的软件工具。 它包括从数据库添加，修改和删除数据的设施，询问关于存储在数据库中的数据的问题，并生成汇总所选内容的报告。
Microsoft Access 2010组件
Microsoft Access 2010为用户提供了一个简单灵活的DBMS解决方案。 微软产品的普通用户喜欢熟悉的Windows外观和与其他Microsoft Office家族产品的紧密集成。
大多数数据库用户遇到的Access的三个主要组件是表，查询和表单。 如果您刚刚开始使用Access并且尚未拥有Access数据库，请阅读从头开始创建Access 2010数据库。
表是构件
表是任何数据库的基本构建块。 如果您熟悉电子表格，您会发现数据库表格是相似的。 典型的数据库表可能包含员工信息，包括姓名，出生日期和职称等特征。 它可能具有以下结构：
- 员工ID
- 姓
- 名字
- 标题
- 招呼
- 生日
检查一个表格的结构，你会发现表格的每一列都对应着一个特定的员工特征 - 或者数据库术语中的属性。 每行对应于一个特定的员工并包含他或她的信息。 这里的所有都是它的。 如果有帮助，可以将每个表视为电子表格样式的信息列表。
查询检索信息
仅存储信息的数据库将毫无用处; 你也需要方法来检索信息。 如果您只是想要调用存储在表中的信息，Microsoft Access允许您打开该表并滚动其中包含的记录。 然而，数据库的真正威力在于其能够回答复杂的查询。 访问查询提供了组合来自多个表的数据并将特定条件放置在检索到的数据上的功能。
想象一下，您的组织需要一种简单的方法来创建当前销售价格高于平均价格的产品清单。 如果您只是简单检索产品信息表，那么完成此任务将需要大量数据分类和手动计算。 但是，查询的强大功能使您可以请求Access仅返回符合上述平均定价条件的记录。 此外，您可以指示数据库仅列出项目的名称和单价。
有关Access中数据库查询功能的更多信息，请参阅在Microsoft Access 2010中创建简单查询。
表格插入信息
到目前为止，您已经阅读了关于组织数据库中的信息并从数据库中检索信息的概念。 您仍然需要一些机制将信息放入表格中。 Microsoft Access提供了两个主要机制来实现此目标。 第一种方法是通过双击它在窗口中调出表格。 然后，将信息添加到表格底部，就像您将信息添加到电子表格一样。
Access还提供了一个用户友好的表单界面。 该界面允许用户以图形形式输入信息并将该信息透明地传递给数据库。 这种方法对于数据输入操作员来说不那么令人生畏，但需要数据库管理员的更多工作。 有关更多信息，请阅读在Access 2010中创建表单
Microsoft Access报告
报告提供了对一个或多个表格和查询中包含的数据进行有吸引力格式化的摘要的能力。 通过使用快捷方式技巧和模板，知识丰富的数据库用户可以在几分钟内创建报告。
假设您想制作一份目录以与当前和潜在客户共享产品信息。 通过审慎地使用查询，可以从数据库中检索这种信息。 然而，这些信息是以表格的形式呈现的 - 并不完全是最具吸引力的营销材料。 报告允许包含图形，有吸引力的格式和分页。 有关更多信息，请参阅在Access 2010中创建报告。