在电子表格中过滤数据意味着设置条件，以便仅显示某些数据。 这样做是为了更容易关注大数据集或数据表中的特定信息。 过滤不会删除或修改数据; 它只会更改活动Excel工作表中显示的行或列。
过滤数据记录
过滤器处理工作表中的记录或数据行。设置的条件与记录中的一个或多个字段进行比较。 如果条件满足，则显示记录。 如果条件不满足，则记录将被过滤掉，从而不会与其余数据记录一起显示。
数据过滤遵循两种不同的方法，具体取决于要过滤的数据类型 - 数字或文本数据。
过滤数字数据
数值数据可以基于以下来过滤：
- 数据是否等于一定数量
- 数据是大于还是小于特定数字
- 数据总体上高于或低于数据的平均值
过滤文本数据
文本数据可以基于以下来过滤：
- 数据是否匹配某个词
- 数据是否是包含一个或多个字母的单词
- 数据是否是以字母表中的特定字母开头或结尾的单词
复制已过滤的记录
除了临时隐藏记录之外，Excel还提供了将所需数据复制到工作表的单独区域的选项。 当过滤列表的永久副本满足某种业务需求时，通常会执行此过程。
过滤的最佳实践
按照处理过滤数据的最佳实践准则，保存一些麻烦：
- 除非有充分的理由，否则不要在活动过滤器的情况下共享电子表格。 其他用户可能不会注意到该文件已被过滤。
- 尽管您可以同时过滤多个色谱柱，但这些过滤器是添加剂，不是唯一的。 换句话说，筛选联系人列表以向加利福尼亚州的每个人显示并且年龄大于60岁的人将会为您提供加利福尼亚州60岁以上的所有人。 这样的过滤器不会让你看到60岁的人或加利福尼亚人。
- 复杂的文本过滤器以及底层数据将允许使用。 “杂乱”的数据将导致过滤结果，可能是误导或不正确的。 例如，对居住在伊利诺伊州的人进行过滤不会吸引居住在“伊利诺伊州”或居住在“伊利诺斯”或“艾勒诺伊斯”的人。
- 排序过滤的数据时请小心。 对部分过滤的数据进行排序将导致数据文件的重构 - 通常情况下最好避免这种情况。 如果您必须对已过滤的数据集进行排序，请将过滤的数据复制到新的工作表中，然后对其进行分类。