使用财务技术来证明对IT资产的征用
证明IT投资是技术工作人员的关键技能。 虽然IT组织中的领导者会做出许多IT投资决策，但新IT设备或服务的建议往往来自IT人员。 理解投资新设备的术语和基本技术很重要。 要求更换帮助台软件是一回事。 你可能会听到，“我们会研究这个 - 等等等等等等。” 或者，比如说“更换我们的帮助台软件将每年节省35,000美元IT资金并在3年内为自己付费”，您将从IT管理层获得更积极的回应。 我可以向你保证。
本文将为您提供分析和创建所提议的IT投资估值所需的基本技能。 在深入了解这些金融技术之前，您需要了解基本知识。 留意未来的文章，我将提供更先进的分析技术来证明IT设备或服务的投资。
基本IT投资分析术语
资本支出（CAPEX）：资本是用来区分使用寿命超过一年的购买的术语。 例如，当一家公司为员工购买一台笔记本电脑时，预计笔记本电脑将持续3到4年。 会计师要求此类IT投资在该期间支出，而不是在购买当年支出。 一家公司通常对设备的使用寿命以及资本支出的最低金额都有政策。 例如，价值50美元的键盘不会被视为资本。
折旧：折旧是用于在购买的使用期限内分摊资本IT投资费用的方法。 例如，假定资本的会计政策使用直线折旧。 这只是意味着每年的折旧都是一样的。 假设您以3000美元购买新服务器，预计使用期限为3年。 该IT投资的折旧将在3年内每年1,000美元。 这是折旧。
现金流量：现金流量是现金流入和流出业务的流动。 您需要了解现金和非现金项目之间的差异。 通常，在计算IT投资价值时使用现金。 折旧是一项非现金支出，意味着相关资产已经支付，但您在资产的使用期限内分摊费用。 在进行财务分析时，最初购买IT投资将被视为现金流出。
贴现率：这是分析中使用的比率，以说明今天的美元在5年或10年内价值超过1美元的事实。 在IT投资分析中使用折扣率是一种用今天美元来表示未来美元的方法。 贴现率本身就是许多教科书的主题。 如果您的公司需要高度准确的折扣率，请联系您的会计部门。 否则，我们将使用10％代表通货膨胀率和公司可能通过未投资于您的IT设备的资金来赚取的利率。 这是一种机会成本。
IT投资分析技术
有很多方法可以帮助评估IT投资（资本）。 这实际上取决于您正在进行的投资类型以及IT组织在评估资本购买方面的成熟程度。 组织的规模也可以发挥作用。 但请记住，这是不需要花费很多时间的，即使您为中小型组织工作，也会赞赏这一努力。
在这篇文章中，我们将看看两个简单的IT投资技巧。 我鼓励你们一起使用它们，以便更全面地了解所提议的IT投资的价值。
- 净现值
- 投资回收期
净现值（NPV）
净现值是一种金融技术，可以随时间排列一系列现金流量，并将每种现金流量折扣至当期。 净现值考虑了货币的时间价值。 通常在3至5年期间查看现金流入和现金流出，并将净流入减去净流出转换为单一价值。 如果这个数字是正数，那么这个项目会给组织增值，如果NPV是负数，它会降低组织的价值。 NPV分析的真正能力在于比较其他IT投资。 NPV提供IT投资方案的相对价值，而NPV最高的方案通常被用于其他方案。
净现值计算的难点在于分析中使用的实际数字。 在流出方面，您可以使用投资的总成本以及维护费用和实施成本。 流入侧可能更难以达到。 如果IT投资产生增量收入，这非常简单，您可以在分析中使用这些数字。 当流入（或者收益）处于软边意味着它们更加主观，比如节约时间时，估计就更难了。
你可以做的最好的是记录假设，并随你的直觉走。 我们举一个例子，您可以在帮助台软件包中进行IT投资。 这种投资的好处是IT人员可节省时间，并可能增加用户群体的满意度。 如果您要更换现有的帮助台软件包，那么您可能还会从该系统中节省维护费用。 您需要分解流入和流出，以便为您的IT投资建议进行净现值（NPV）分析。
流入： IT投资带来的流入或收益可能是主观的，不太确切。 通常，IT投资的好处是节省时间，客户满意度或其他“软”数量。 以下是一些流入的例子。
- 保留退役软件的维护成本
- 由于提高了效率，IT人员节省了时间
- 增加收入
流出：流出通常更容易估计，但也有一些可能是主观的。 以下是一些外流的例子。
- 软件成本（许可费等）
- 保养
- 外部实施成本
这张较大的图片显示了使用净现值（NPV）分析的简单IT投资分析。 Excel使得这种分析非常简单。 它也有计算NPV的功能。 从图中你可以看到，我已经计算出每年的流入和流出，然后根据10％的贴现率计算净现值。
- 净现值分析：IT投资截图（大图）
投资回收期
投资回收期分析的结果表明IT投资需要多长时间才能收回投资成本。 它通常用年数表示，但这取决于分析时间范围。 投资回收期可以是一个简单的计算，但只适用于一套非常简单的假设。 以下是计算IT投资回报期的公式。 一般而言，投资回报期越短，IT投资风险越小。
[IT投资成本] / [IT投资年度现金]
让我们看看您以$ 100,000购买一款电子商务软件的场景。 假设这款软件每年增加收入35,000美元。 投资回报期计算将为$ 100,000 / $ 35,000 = 2.86年。 所以，这项投资将在2年零10个月内收回成本。
使用这样一组简单的假设来计算投资回收期存在显着的缺点。 IT投资带来的收入很可能实际上在很长一段时间内均匀分布。 收入来源不均衡更加现实。 在这种情况下，您必须查看每年累计的收入增长情况，直到原始IT投资“付费”。
考虑上面的例子。 假设在第一年，IT投资的净收入增加了17,000美元。 在2,3,4和5年分别是29,000美元，45,000美元，51,000美元和33,000美元。 虽然这是一项平均每年增加35,000美元的收入，但由于此项投资产生的收入不均匀，投资回收期不同。 本例中的投资回收期实际上超过3年，比使用平均值的原始计算时间更长。 纵观收入的累积增长，您可以看到何时涵盖了原始投资。 在这个例子中，只需找到IT投资（100,000美元）的成本。 你可以看到它发生在第3年和第4年之间。
收入累计增长：
- 第1年 - 17,000美元
- 第二年 - 46,000美元
- 第三年 - 91,000美元
- 四年级 - $ 142,000
- 第五年 - 175,000美元
查看示例IT投资Excel电子表格，了解计算投资回收期的详细公式。
IT投资建议
虽然计算在IT投资分析中非常重要，但并非全部。 我强烈建议您将提案放在一起，而不是仅打印出电子表格或通过电子邮件发送结果。 将提案放在一起时，请将您的首席财务官视为听众。 最终，如果可能最终在她的办公桌上。
我建议您首先对提议的IT投资（资本）进行简短的总结，然后用分析结果（以及总结计算）的简短摘要来开始提案。 最后，附上详细的电子表格分析，并且您有一个专业的建议，您的老板会欣赏。
您的IT投资建议套餐可能包括：
- 总结：总结您所提议的IT投资的一两个段落。
- 理由：一段或两段总结分析结果以及您使用的技术（包括汇总表）
- 打印输出：Excel电子表格的清晰打印输出，显示详细分析
示例Excel电子表格
示例Excel电子表格有3个工作表，其中包括：
- 概要
- 净现值（NPV）计算
- 回报计算
- IT投资分析 - Excel 97-2003版本
如果您对IT投资的理由有任何疑问，请给我发电子邮件或在新技术论坛上发帖。