打破电子表格和数据库之间的区别
公司对使用Microsoft Access犹豫不决的原因之一是缺乏对电子表格和数据库之间差异的理解。 这使得许多人相信，在电子表格中跟踪客户信息，采购订单和项目详情已经足够满足他们的需求。 最终的结果是，维护配置控制很困难，文件丢失，并且员工意外覆盖相关信息。 通过对数据库的强大功能和多种用途的了解，小企业可以更轻松地查看电子表格何时足以满足某项工作以及何时需要创建数据库。
对数据库是什么有一个基本的了解是很重要的。 大多数人以前曾访问过数据库，就像公共图书馆中的数据库一样，但仅仅使用它们并不能说明电子表格和数据库的不同之处。 花几分钟时间学习数据库将有助于使比较更清晰。
数据组织
也许电子表格和数据库之间最明显的区别在于数据的组织方式。 如果数据相对平坦，那么电子表格是完美的。 确定平坦表是否最好的方法是询问是否所有数据点都可以轻松地绘制在图表或表格上？ 例如，如果一家公司想要在一年中追踪每月收入，电子表格是完美的。 电子表格旨在处理大量相同类型的数据，绘制几个关键点的进展情况。
相比之下，数据库具有关系数据结构。 如果用户要提取数据，则需要考虑许多要点。 例如，如果一家公司想要跟踪其每月收入并在过去五年将其与竞争对手进行比较，则这些数据点之间存在关联 ，但不是唯一的关注点。 如果不是不可能的话，制作单个表格来报告结果将会很困难。 数据库旨在使用户可以轻松生成报告并运行查询。
数据的复杂性
比较是否应该在电子表格或数据库中维护数据的最简单方法是查看数据的复杂程度。 这有助于阐明如果用户仍然不确定如何组织数据。
电子表格数据很简单。 它可以轻松添加到单个表格或图表中，并添加到演示文稿中，而无需排除信息。 由于它只遵循几个关键的数值，因此很容易维护。 如果只需要几行和几列，则数据最好存储在电子表格中。
数据库包含许多不同类型的数据，这些数据都与数据库中的其他数据有一些关系。 例如，公司在其客户上保存大量数据，从姓名和地址到订单和销售。 如果用户试图将数千行记录到电子表格中，则应该将其移入数据库中的几率很高。
数据重复
仅仅因为数据需要更新并不一定意味着需要数据库。 会不会有相同的数据不断重复？ 是否对以下事件或行为感兴趣？
如果数据点改变但数据类型相同并跟踪单个事件，则该信息可能是平坦的。 一个例子是一年中的销售额。 时间段会改变，数字会波动，并且不会有重复的数据。
如果某些部分的数据将保持不变，比如客户信息，而其他一些变化，比如订单数量和付款时间，赔率就是正在追踪的行动。 这是应该使用数据库的时候。 动作对它们有许多不同的组件，并且试图跟踪它们都需要一个数据库。
数据的主要目的
电子表格适合一次性活动，不需要跟踪许多不同的方面。 对于在归档之前需要一个或两个图表或表格才能进行演示的项目，电子表格是最佳途径。 如果团队或公司需要能够计算结果并确定百分比，那就是电子表格最有用的地方。
数据库适用于可能一次又一次使用数据的较长项目。 如果需要注释和注释，则应将数据移入数据库。 电子表格不是为了追踪细节而设计的，只是一些关键的数字点。
用户数量
用户数量可能最终成为决定是否使用电子表格或数据库的因素。 如果项目要求大量用户能够更新数据并进行更改，则不应在电子表格中执行此操作。 使用电子表格维护适当的配置控制要困难得多。 如果只有少数用户更新数据，通常在3到6之间，电子表格应该足够了（尽管在继续使用它之前一定要确定规则）。
如果项目或整个部门的所有参与者都需要进行更改，则数据库是更好的选择。 即使公司规模较小，现在部门中只有一两个人，也要考虑五年内有多少人会进入该部门，并询问他们是否都需要进行变更。 需要访问的用户越多，数据库越有可能是更好的选择。
您还必须考虑数据安全。 如果需要保护许多敏感信息，数据库将提供更好的安全性。 在做出此举之前，请务必阅读有关创建数据库之前应考虑的安全问题。
如果您准备好了尝试，请阅读我们的文章“将电子表格转换为数据库”以开始您的旅程。