大多数公司都熟悉在Microsoft Word和Excel中可以做什么，但了解Microsoft Access的功能有点难以掌握。 创建数据库并试图维护它们的想法看起来像是不必要的资源使用。 但是，对于小型企业而言，该计划可以提供几个明显的优势，特别是在管理增长和组织方面。
Microsoft Access为小公司提供了比Excel或Word更强大的方式来跟踪数据和项目。 与更常用的微软应用程序相比，访问可能需要更多的时间来学习，但它在跟踪项目，预算和增长方面的价值也最高。 运行小型企业进行比较和分析所需的所有数据都保存在一个程序中，与任何其他程序相比，运行报告和图表更容易。 微软提供了许多模板来简化学习过程，用户可以随时自定义模板。 了解Microsoft Access的基本原理可以帮助小型企业在日常运营中看到它的全部价值。
如果您已经在使用电子表格，则可以轻松将您的Excel电子表格转换为Access数据库。
维护客户信息
数据库允许企业跟踪每个客户或客户的所有必要信息，包括地址，订单信息，发票和付款。 只要数据库存储在所有员工都可以访问的网络中，用户就可以确保信息保持最新状态。 由于客户信息对于每个小型企业都至关重要，数据库可以得到保护。 向数据库添加表单有助于所有员工始终输入数据的小企业。
随着用户熟悉该程序，可以添加更详细的组件，例如映射到客户端地址。 这可以让员工验证新客户的地址或计划交付路线。 它还允许企业创建发票并能够发送电子邮件或普通邮件，并能够跟踪何时以及如何支付发票。 在Access中更新和存储客户数据比电子表格或Word文档更可靠，并简化了管理信息。
跟踪财务数据
许多企业购买专门用于追踪财务的软件，但对于不仅不必要的小企业而言，它往往会创造额外的工作。 除了能够创建和跟踪发票之外，所有的业务费用和交易都可以通过同一个程序进行记录。 对于拥有完整Microsoft Office套件（包括Outlook和Access）的公司，Outlook中的付款提醒可链接到数据库。 当提醒弹出时，用户可以进行必要的付款，在Access中输入数据，然后关闭提醒。
随着业务的增长，可能有必要购买更复杂的软件，如果所有财务数据均存储在Access中，则这些业务具有优势。 许多其他程序可以容纳从Access导出的数据，从而在到达时更容易迁移信息。
管理市场营销和销售
使用Access最少用但最强大的方法之一是监视市场营销和销售信息。 由于现有的客户信息已经存储在数据库中，所以很容易将电子邮件，传单，优惠券和普通邮件发送给可能对销售或特别优惠感兴趣的人。 然后，小型企业可以跟踪营销活动后有多少现有客户回应。
对于新客户，可以从一个位置创建和监控整个活动。 这使得员工更容易看到已完成的工作，还有哪些工作要做，或者需要跟进哪些工作。
跟踪生产和库存
与客户跟踪类似，能够跟踪库存，资源和库存数据对于任何业务都至关重要。 通过Access可以很容易地输入货物到仓库的数据，并知道何时需要订购更多的特定产品。 这对于需要大量不同资源来完成产品的制造商尤为重要，例如飞机零件或活性药物成分。
即使是服务行业也必须保持库存，并将所有这些信息放在一个地方，这样就更容易看到哪台计算机分配给哪个员工，或者决定何时需要升级办公设备。 无论是追踪车辆，移动设备，序列号，注册信息，用户日志还是硬件寿命，小企业都能够更轻松地跟踪他们的硬件。
除硬件之外，企业需要能够跟踪软件。 从登记和允许使用该软件到版本信息和用户的计算机数量来看，企业必须能够快速准确地提取有关其当前配置的信息，这一点至关重要。 最近对Windows XP的支持终结了一个鲜明的提醒，即为什么知道商业计算机和设备上的软件和操作系统是很重要的。
运行报告和分析
也许Access最强大的方面是用户能够从所有数据生成报告和图表。 能够编译存储在不同数据库中的所有内容是Microsoft Access成为小型企业的强大力量。 用户可以快速生成一份报告，将资源成本与当前定价进行比较，创建一张图表来说明即将到来的市场营销活动的库存量，或者运行一项分析来确定哪些客户在支付方面落后。 借助对查询的一些额外知识，小企业可以控制他们如何查看数据。
更重要的是，Microsoft Access可以与其他Microsoft产品捆绑在一起。 小型企业可以查看报告，查找客户数据并在Word中生成发票。 邮件合并可以在Outlook中同时生成电子邮件的同时创建常规邮局信件。 可以将数据导出到Excel中以更深入地查看细节，然后将其发送到PowerPoint进行演示。 与所有其他Microsoft产品的集成可能是使用Access集中所有业务信息的最佳理由。