根据您使用的Microsoft Office版本，它可能包含各种应用程序。 基本产品通常包含Word，Excel，PowerPoint和Outlook。 PowerPoint似乎没有提供任何固有的安全性，但Word，Excel和Outlook都提供某种级别的加密。
保护Word文档
对于Microsoft Word文档（Word 2000和更新版本），您可以在保存文件时选择更高级别的安全性。 而不是简单地点击“保存”，点击文件 ，然后另存为并按照下列步骤操作：
- 点击文件保存对话框右上角的工具
- 点击安全选项
- 安全选项框提供了多种选项：
- 如果您希望文件在没有密码的情况下完全无法访问，您可以在密码旁边的框中输入密码
- 在Word 2002和2003中，您可以单击密码框旁边的高级按钮以选择更难以破解的更高级别的加密
- 您可以在密码旁边的框中输入密码以修改其他人是否可以打开该文件，但是您想要限制可以对该文件进行更改的人员
- 安全选项框的底部还提供了一些选择来保护文档的隐私：
- 保存时从文件属性中删除个人信息
- 打印之前发出警告，保存或发送包含跟踪的更改或评论的文件
- 存储随机数以提高合并准确性
- 打开或保存时隐藏标记
- 单击确定关闭安全选项框
- 为您的文件选择一个名称，然后单击保存
保护Excel文件
Excel为Microsoft Word提供了非常类似的保护风格。 只需点击文件 ， 另存为，然后按照以下步骤操作：
- 点击文件保存对话框右上角的工具
- 点击常规选项
- 如果您希望文件在没有密码的情况下完全无法访问，您可以在密码旁边的框中输入密码
- 您可以单击密码框旁边的高级按钮来选择更难以破解的更高级别的加密
- 您可以在密码旁边的框中输入密码以修改其他人是否可以打开该文件，但是您想要限制可以对该文件进行更改的人员
- 单击确定关闭常规选项框
- 为您的文件选择一个名称，然后单击保存
保护Outlook PST文件
传入或传出的电子邮件及其文件附件的实际数字签名和加密是一个完全独立的问题，将另外解释。 但是，如果您恰好将数据从Microsoft Outlook文件夹导出到PST文件中，则可以添加保护以确保其他人无法访问数据。 请按照以下步骤操作：
- 点击文件
- 选择导入和导出
- 选择导出到文件并单击下一步
- 选择个人文件夹文件（.pst） ，然后单击下一步
- 选择您想要导出的文件夹或文件夹（如果需要，选择包含子文件夹的框），然后单击下一步
- 选择一个输出路径和文件名，并为您的导出文件选择一个选项，然后单击完成
- 用导出的项目替换重复项
- 允许创建重复的项目
- 不要导出重复的项目
- 在加密设置下 ，选择以下选项之一
- 没有加密
- 可压缩加密
- 高度加密
- 在屏幕底部，输入密码以打开加密的PST文件（您必须在两个框中输入相同的密码才能验证您是否按照您的意图拼写了密码，否则您可能无法打开自己的密码文件）
- 选择是否也将此密码保存在您的密码列表中
- 单击确定完成文件导出
（Andy O'Donnell编辑）